Tu empresa necesita una wiki (aunque todavía no lo sepas)-(Parte 1)

No es que tu empresa funcione mal.
Es que sobrevive a base de memoria, intuición y suerte.

Un día cualquiera, a media mañana, alguien está buscando la buena plantilla para enviar una oferta. Hay cuatro versiones, todas con nombres muy parecidos y ninguna es la definitiva. Lo que encuentra es algo así:

Mientras tanto, administración está intentando encontrar la ficha de un cliente: “juraría que estaba en la carpeta compartida”
”pero si me la había enviado por correo”
”¿no la habías guardado tú?

Y en otra punta del universo alguien responde por quinta vez una duda que debería estar ya escrita, pero no lo está. Porque, claro, “eso lo sabe todo el mundo”.

JA

La empresa funciona, sí.
Pero tiene pinta de que cada día alguien reconstruye algo que ya estaba hecho.
Es como ver una peli de bucles temporales, pero con menos efectos especiales y más Excel reventados.

No es un caos absoluto. Es un caos educado. Bienintencionado.
Cada cual guarda las cosas donde le parece más lógico… para él.
Y así, la organización avanza apoyándose en un sistema que no es sistema:
la memoria de unos pocos, la carpeta del veterano, la intuición de quien “sabe dónde está todo”.

¿Recuerdas que ya estuvimos hablando del caos? 😉

Muchas pymes tienen una nube de archivos compartidos, un caro ERP, su hermano huérfano de sentido el CRM , y siguen igual de perdidas.
Y no, tampoco es cuestión de profesionalidad. Es cuestión de dispersión.
La información está repartida por mil sitios, bajo mil criterios, y depende de demasiada gente.

Y eso tiene un precio. No sale en la contabilidad, pero se paga caro:
interrupciones constantes, retrabajos, decisiones que se postergan por falta de datos, y una fricción diaria que desgasta más que un zapato barato.

Este artículo (y la serie, que son dos seguidos) nacen de ver esta situación una y otra vez.
Aunque lo que acabó de activarme fue un reto dentro de El Núcleo, la comunidad de freelancers que montaron Suam Barrantes y Jorge Bosch Alés . Si reabren, ni lo dudes: es un lugar que te empuja a crear, no a teorizar.

Uno de sus desafíos me tocó la fibra: capturar y ordenar el conocimiento útil de tu negocio. Nada de teoría. Pura operativa.

Y ahí fue cuando se me encendió la lucecita: ¿cómo puede ser que tantas empresas sigan dependiendo de conversaciones sueltas, documentos que nadie encuentra y recuerdos que se evaporan?

Se llama: una wiki interna. Eso de lo que tanto se hablaba cuando se hablaba de 2.0, de las nuevas de participación y cuando creíamos (🤣🤣🤣🤣) que las redes sociales nos harían más libres.

Pues esto. Tener un sitio único donde esté la información que sostiene de verdad a la empresa.

No me refiero a una intranet del siglo pasado ni a un manual eterno que nadie lee.

Hablo de algo vivo, sencillo y útil.
Una base donde todo el mundo sabe qué hay, cómo buscarlo y por qué está ahí.

Cuando montas una wiki bien hecha, todo cambia:

• Los procesos dejan de transmitirse como leyendas orales.

• Las plantillas oficiales no se reproducen como conejos.

• Las decisiones no se pierden en un correo enterrado.

• Las incorporaciones no son safaris de preguntas sin fin.

• La cultura deja de ser algo “que se respira” para convertirse en algo que se comparte.

Desde luego, casi seguro que muchísimo más de lo que tenéis ahora.

Con unas páginas bien hechas ya empieza a cambiar la dinámica del equipo desde el minuto cero.

No hay una receta única para todo el mundo porque cada casa es un mundo y ya sabemos que nos encanta pensar que somos únicos. Aún así, ahí van algunos ejemplos reales que puedes adaptar a tu negocio:

• Una página de bienvenida con un mapa general:

  • Valores de la compañía

  • Manual de bienvenida

  • Políticas de empresa

  • Formaciones

    …
    En definitiva, dónde está cada cosa y cómo orientarse sin preguntar.

• Procesos clave:

  • Venta

  • Entrega

  • Facturación, incidencias.

  • Quién hace qué, cómo y con qué documentos.

• Catálogo interno de productos y servicios:

  • Qué se incluye, qué no

  • Características y beneficios

  • Argumentario de venta

  • Objeciones habituales

  • Garantías

• Plantillas oficiales:

  • Presupuestos, contratos, informes, checklists.
    La versión buena, siempre accesible.

• Archivo de proyectos/clientes:

  • Aprendizajes, documentación y recordatorios útiles para cuando reaparece el marrón 6 meses después.

  • Testimonios

  • Casos de éxito

• Listado de herramientas y accesos:

  • Qué narices se usa, para qué, cómo se entra, y qué hacer si falla además de reiniciar

Y ya, si queréis afinar más: criterios estratégicos, decisiones clave, valores reales (no los de la pared).

No hace falta (ni conviene) montarlo todo el primer día.

La clave es empezar pequeño, con intención.
Unas pocas páginas útiles bastan para que el equipo vea valor y empiece a alimentarla solo.
No te recomiendo imponer su uso, más bien hacerlo necesario.

Porque el coste de no tener una wiki no lo ves… pero está ahí a cada rato.

Cada vez que alguien vuelve a buscar una respuesta que ya se dió. Cada vez que se vuelve a preparar un presupuesto desde cero. Cada vez que se pierden minutos y minutos buscando un archivo que debería estar a dos clicks de distancia.

Este primer artículo quiere abrir los ojos al coste silencioso de operar sin claridad.
No estamos hablando de digitalización, ni de transformación, ni de palabros de consultoría.

Estamos hablando de algo más simple y más bestia:
tener un sitio donde lo importante no se pierda.

En el siguiente artículo bajamos todo esto a tierra.

Montaremos juntos una estructura mínima de wiki en Notion. Paso a paso.
Sin marcos teóricos ni vueltas por botones.
Lo que verás será cómo montar una wiki útil en una tarde. Y cómo hacer que tu equipo la use desde el minuto uno.

Si alguna vez has pensado:
“deberíamos tener todo esto en un sitio…”
… esta serie está hecha para ti.

¿Te interesa que te avise cuando publique la segunda parte?
Dímelo respondiendo a este mail o mándame una señal de humo (pero que no tarde 6 meses en llegar).

Vale, puede que te hayas quedado un poco a medias y seas más de acción que los de Marvel. Si es así, ve abriendo boca con estas plantillas de los amiguetes de Notion, que por aquí ya encontrarás unas cuantas perlas:

Ver plantillas en Notion

Debe haber pocos productos financieros con peor fama que los planes de pensiones, al menos esa es mi impresión.

Bueno, en este artículo de Ingresos Extra Online analizan el tema y hacen los números. Ahora que se acaba diciembre es un buen momento para mirártelo.

No te lo digo yo, te lo cuenta Ekho comunicación , mira:

Spoiler: orden y paz mental, oiga.

Bueno, nada más por hoy, nos leemos el jueves que viene para rematar esta serie que os va a traer más orden que Marie Kondo antes de tener hijos.

Está todo mal, ya sabes. Pero tiene remedio.

Cuídate,
Agustí López