Tu empresa necesita una wiki (Parte 2)

Si la semana pasada te contaba eso de que empresa necesita una wiki, aunque no lo sepas, hoy toca ensuciarse las manos y empezar a construirla. Nada de teoría. Vamos al lío.

Aviso, como crear algo así tiene unas cuantas particularidades y puede que tengas dudas técnicas en la implementación, sobre el mismo texto voy a ir dejando enlaces que te permitirán profundizar en los detalles. Mi consejo es que en una primera lectura te olvides de ellos. Y si lo que te cuento te encaja, entonces vayas a muerte.

Y ya, si dejas un corazoncito o un comentario, el algorrino algoritmo de Substack me dará un achuchón.

No nos vamos a poner estupendos con disquisiciones técnicas sobre qué es una wiki. Para lo que nos interesa aquí, te voy a dar mi definición:

Una wiki es un espacio digital colaborativo donde varias personas pueden crear, editar y actualizar contenidos de forma colaborativa y organizada.

Pero ojo, aquí va también mi definición de lo que no es una wiki:

Una wiki, no es un documento cerrado que solo puede modificar una persona, ni un canal de comunicación unidireccional como una newsletter o, mucho menos, un repositorio de archivos sin contexto ni estructura.

¿Te sirve? Dicho de otra manera. Para mí, una wiki es el sitio al que vas antes de preguntar al de al lado y hacerle perder su tiempo y su atención. Si no cumple esta mínima condición, levanta las orejas porque esto no va como debería.

Y fíjate qué fácil sería decir instálate esto o lo otro, y pista. Pero no, esto no va de software, aunque sí, deberás escoger un software. Va de que empecéis a trabajar de forma completamente diferente, dejando de lado documentos colgados en vete a saber dónde, de acabar con las copias descontroladas y de tener el norte bien clarito en la brújula corporativa.

Mi elección de software, claramente, es Notion. Aunque hay muchas otras opciones ahí fuera, seguro. Pero yo valoro, especialmente:

• Tener el mínimo set de herramientas posible, es la única forma de tener maestría en algo. Porque Notion también te va a servir para muchas otras cosas, como por ejemplo gestionar proyectos, calendarios, planificaciones o notas de reuniones. Para que te hagas una idea, cuando estoy en modo trabajo la tengo permanentemente abierta.

• La flexibilidad de la herramienta es muy alta, tanto que cuesta un poco explicar qué es si no la ves. Igual te monta una base de datos, que te crea un Kanban guapo o creas tu CRM allí.

• La barrera de entrada es baja; es muy fácil implementar algo como una wiki.

• El complemento de IA es muy potente y le da unas vitaminas a tu espacio de trabajo. Ayuda, y mucho, a buscar, resumir o crear Aunque ojo, ya sabes, no sustituye el pensar.

A partir de aquí, la elección de tecnología es tuya. Mi consejo en esto es triple:

• Si Notion no te entra por la vista, OK, dedica un tiempo a investigar y hacer las pruebas que necesitéis. Pero que esto no sea excusa para no hacer.

• Ojito, esto no es un tema “de informáticos”. El mayor cambio que deberás hacer no es técnico, es cultural. Así que sí, pueden ayudar y mucho en el proceso. Pero no creas que es un tema técnico porque no es así.

• Mejor hecho que perfecto. Al menos así lo veo yo.

Bien, empecemos por el principio. Por si no lo sabes, Notion se estructura a partir de lo que ellos llaman “Espacios de trabajo”. Y dentro de cada espacio ya puedes ir creando la distribución de contenido que más te convenga.

Además de esto, debes tener en cuenta la configuración de permisos de acceso a administración, edición y visualización. Nada nuevo bajo el sol, lo típico de las herramientas que comparten información. Si necesitas más detalle, seguro que esto te ilumina.

Bien, primer error que detecto en muchas organizaciones. Como organizar los permisos a veces se hace bola, hay muchas organizaciones que acaban creando tantos espacios de trabajo como departamentos tengan. Por ejemplo:

• Recursos humanos

• Operaciones

• Administración

• Ventas

Eso acaba siendo un cristo para mantenerlo, trust me. Además, lo más probable es que tus equipos trabajen conjuntamente por proyectos. Por ejemplo, un nuevo comercial deberá pasar por:

• Tener una bienvenida y acogida en la empresa

• Conocer el proceso de entrega de producto/servicio

• Saber cómo cobra una dieta por desplazamiento

• Aprender los protocolos y criterios aplicables a ventas

O sea, deberá tener acceso a documentación de todas las áreas que antes te decía.

De manera que lo que yo te aconsejo es crear un único espacio de trabajo y preocuparte un poco por los permisos que das.

💡No des acceso de todo a todos, te acabarás arrepintiendo más pronto que tarde.

Para empezar, en Notion puedes crear grupos de usuarios. Así que una primera idea que te puede servir es crear grupos por equipos (Marketing, recursos humanos, operaciones, ventas, administración…).

Sin embargo, no te estreses, porque los límites no acaban aquí. En cualquier punto de tu espacio de trabajo puedes dar acceso a otro usuario, a alguien de tu equipo que necesite estar involucrado. Y, de la misma manera, puedes dar acceso a personas de fuera de tu organización (proveedores, clientes, lo que sea.). Como te digo, tómate unos minutos para comprender bien el tema de accesos y permisos porque es clave para empezar con orden.

Francamente, si partes de cero creo que debes ajustar tus expectativas. No va a ser un proyecto que liquidéis en media tarde. Más bien va a ser algo progresivo que irá creciendo si lo queréis hacer ordenadamente. Si buscas remedios rápidos y atajos cortos, no es aquí.

Yo te diría que, para empezar, pienses en cuál va a ser la jerarquía de contenidos que va a necesitar la realidad de TU empresa. Y ahora casi seguro que estás pensando, claro, es que lo nuestro es muy distinto.

De manera que, como seguro que no voy a acertar, aquí va una sugerencia de lo que puedes hacer y ya tú le das una vuelta:

Siempre debería haber una página de inicio que actúe como mapa. No es un escaparate ni una carta de presentación, es un panel de control. Desde ahí se accede a los grandes bloques de conocimiento de la empresa y se entiende cómo está organizada la información.

Si alguien nuevo entra por primera vez y no sabe por dónde empezar, esa página tiene que resolverle el problema en segundos. Para que te hagas una idea de lo que estamos hablando, mira este breve vídeo:

Esto que acabas de ver es una plantilla e incluso la puedes añadir a tu Notion. Lo que ya no te recomiendo es que partas de ella para crear tu wiki. Te puede servir de inspiración, pero difícilmente para tu contenido.

Otro bloque habitual es el de personas. Aquí encajan el manual de bienvenida, las políticas internas, las formas de trabajar, las herramientas comunes y cualquier cosa que alguien nuevo necesitaría para no ir preguntando cada cinco minutos. También es el lugar natural para explicar la cultura real de la empresa, no la que cuelga en la pared, sino la que se espera en el día a día. Misión, visión y valores van aquí, por si te lo estabas preguntando.

Ventas y oferta suelen merecer su propio espacio. Catálogo interno de productos o servicios, qué incluye cada cosa, qué no, precios orientativos si aplica, argumentarios, objeciones habituales, gestión de incidencias y casos de éxito. Esta parte evita improvisaciones y asegura coherencia, incluso cuando el equipo comercial es pequeño o cambia con el tiempo.

Luego están los contenidos más transversales de consulta, que no pertenecen a un área concreta pero sostienen muchas decisiones. Herramientas que se usan, protocolos, accesos, proveedores clave, criterios estratégicos, decisiones importantes que conviene recordar y no volver a discutir desde cero cada seis meses. Este bloque suele ser el gran olvidado y, paradójicamente, uno de los que más valor aporta cuando existe.

Lo que sí te aseguro es que en cuanto os pongáis a ello os van a venir un montón de momentos revelación. Eso que no sabíais donde guardar, o que simplemente no guardabais bien, seguro que acaba en la wiki.

A ver, solo esta sección daría para una serie de 20 artículos, así que voy a ir a lo básico esperando que puedas profundizar poco a poco.

Una vez creado ese primer espacio de trabajo (está chupado) Notion se estructura por páginas y subpáginas…hasta el infinito. O casi…

Y dentro de cada página puedes incluir una enorme variedad de bloques con los que jugar. ¿Todo esto es nuevo para ti? Leches, para un segundo antes de que te atragantes del todo. El vídeo que hay a continuación te lo cuenta mejor que yo:

El cómo hacerlo, el cómo añadir bloques, es rematadamente sencillo, en cuanto tecleas “/” aparecen todas las opciones:

A cada página le puedes añadir, resumiendo un poco:

• Texto con las opciones de formato que te puedes imaginar

• Tablas con o sin bases de datos vinculadas

• Gráficos chulones

• Imágenes y vídeos (cortas, pegas y listo)

• URLs, con solo la dirección o la página entera en previsualización

• Documentos

• Contenido vinculado con apps como Slack, Trello o Drive.

Y, por supuesto, subpáginas para dar cierta estructura lógica. Esto quiere decir que si, por ejemplo, creas una página para Recursos Humanos tendría sentido crear subpáginas como:

• Cultura de la empresa

• Manual de bienvenida

• Vacaciones

• Horas extras

• Formaciones disponibles

Y un largo etcétera de opciones, ¿lo ves más claro? Mira este ejemplo de plantilla de recursos humanos:

No me negarás que algo así es muy visual, con la información bien ordenadita y siempre al día para todos en tiempo real.

Con páginas y subpáginas ya puedes montar una wiki decente. Pero si hay algo que marca la diferencia en Notion, son las bases de datos.

No son algo excesivamente técnico ni avanzado nivel friki con cheetos entre los dedos. Son la forma lógica de gestionar todo lo que se repite en una empresa: plantillas, proyectos, clientes, decisiones, formaciones, proveedores o herramientas. Información que no es puntual, sino que crece y se reutiliza constantemente.

La gracia de una base de datos es que el contenido se guarda una sola vez, pero se puede ver de muchas maneras. Como lista, como tablero, como calendario o filtrado según lo que necesites. Eso evita duplicados, versiones paralelas y búsquedas eternas.

Y ahí, querida audiencia, es donde la IA empieza a aportar valor de verdad. Cuando la información está bien estructurada buscar, resumir o recuperar contenido deja de ser una lotería y se vuelve en algo inmediato. No piensa por ti, pero te ahorra mucho trabajo tonto.

Mi recomendación es simple: no tengas miedo a usarlas desde el principio. No hace falta convertir todo en base de datos, pero sí aquello que sabes que va a crecer.

Para empezar a rascar el tema, vete aquí y repasa el contenido tranquilamente.

Las bases de datos son un plus de vitaminas para tu wiki.

Una última cosa importante: una wiki no se mantiene sola. Si nadie la cuida, acaba convirtiéndose en otro trastero digital con buena intención. En una pyme no hace falta montar un comité ni procesos eternos, pero sí decidir quién es responsable de que el contenido esté vivo.

Una o dos personas bastan para velar por el orden, revisar lo que queda obsoleto y asegurar que lo importante se actualiza cuando toca. No se trata de controlarlo todo, sino de evitar el “esto ya no sé si sigue vigente”. Cuando la custodia está clara, el resto del equipo confía en la wiki y la usa. Y ahí es cuando empieza a devolver todo el tiempo que ahorra.

Y ahora viene la parte incómoda. Todo esto que has leído no sirve absolutamente de nada si se queda aquí. Una wiki no se monta cuando haya tiempo, se monta cuando el desorden empieza a molestar más que el esfuerzo de poner orden.

Así que mi propuesta es simple: abre Notion, crea un único espacio de trabajo y empieza por una sola página útil. No diez, no perfecta. Una. La que hoy mismo te habría ahorrado una pregunta, una interrupción o una búsqueda absurda.

Si al hacerlo te das cuenta de que esto tenía sentido, sigue. Y si no, al menos habrás salido de dudas. Pero no lo dejes en la lista mental de “algún día”. Esa lista ya sabemos cómo acaba…

No hace falta montar un castillo de golpe. Solo una página útil que hoy mismo te habría ahorrado una interrupción innecesaria. Créala. Y si lo haces, cuéntamelo. Me encantará saber por dónde empiezas.

Está todo mal, ya sabes. Pero tiene remedio.

Cuídate,
Agustí López