Organiseer je kennis

We leven in het digitale tijdperk, met als kenmerk dat er steeds meer informatie is. Steeds meer mensen zijn kenniswerkers en dat betekent dat ze met hun hoofd en een computer werken.

We hebben het hier dus niet over de klassieke ‘zware beroepen’ maar wel over een manier van werken die mentaal uitdagend is. Want het is makkelijk verdrinken in alle razendsnelle -gedigitaliseerde- informatiestromen.

Sinds ik fulltime werk, ongeveer sinds 2002, speelde het organiseren van informatie, of beter gezegd kennis, een centrale rol. Uiteraard vormde de transitie van papier naar digitaal daarbij een uitdaging. Vijfentwintig jaar geleden zag het landschap van informatiedragers er immers radicaal anders uit.

Hoewel ik nog steeds fysieke boeken lees, pen en papier gebruik en zelfs nog een mapje knipsels heb, is veruit het grootste deel van mijn kennis opgeslagen in digitale notities, documenten en archieven.

Een paradox van digitalisering is dat we dingen makkelijker kunnen vinden met zoekfuncties en zoekmachines maar we tegelijk circa 500 uur per jaar kwijt zijn aan het zoeken naar informatie en het (elders) terugvinden ervan. Iedereen herkent de momenten dat je denkt: waar staat dit ook alweer?

Dat betekent dat het organiseren van je kennis een cruciale vaardigheid is.

Daarom heb ik afgelopen jaren een informatiesysteem ontwikkeld dat gebaseerd is op enerzijds Getting Things Done uit het analoge tijdperk en Building a Second Brain uit het digitale tijdperk.

Dit combineert de doel- en actiegerichte manier van werken van David Allen met de gestructureerde opslagmethoden van Tiago Forte.

Hierbij zijn zowel mijn Apple notes als mijn Finder mappen geordend volgens dezelfde basisstructuur, namelijk:

• Notities (en downloads): voor snelle gedachten en langskomende informatie; deze ruim ik elke week op door ze weg te gooien of te verplaatsen. Daarnaast zijn er gedeelde notities voor gezamenlijke onderwerpen, zoals de vakantieplanning of de verbouwing van ons huis.

• Fundament: hierin bewaar ik mijn levensmissie, mijn jaardoelen en mijn werkwijze. Elk kwartaal actualiseer ik waar nodig.

• Acties: dit zijn verschillende to-do-lists (voor mijn gezin, mijn klanten, mijn bedrijf) die ik wekelijks actualiseer.

• Projecten: dit zijn gebundelde acties waar ik maanden aan werk, zoals het schrijven van een boek of een onderzoek naar het thema digitale soevereiniteit. Als ze af zijn, voer ik ze af.

• Domeinen: dit zijn levensonderdelen, waarover ik informatie en dossiers bijhoud, bijvoorbeeld administratie, financiën maar ook gezondheid.

• Archief: hierin bewaar ik ideeën, research, checklists en notities op basis van boeken, artikelen, podcasts, enzovoorts

Wat mij vooral goed helpt, is het gescheiden houden van denken (gedachten, ideeën) en doen (acties, projecten).

De inhoud van Acties tot en met Archief moet ik eens in de zoveel dagen/weken/maanden herordenen en opschonen om mijn leven bij te houden, maar de structuur zelf staat als een huis.

Ik verwacht dan ook dat mijn hoofd er de komende decennia in kan blijven wonen!