Planning du dimanche... qui déborde parfois un peu...

Lorsqu’on dit que la vie est un cirque, on fait souvent référence au fait qu'elle est chaotique. Mais si vous avez déjà observé un cirque, vous savez que ce n'est pas représentatif de la réalité. Un cirque à trois pistes est incroyablement bien orchestré. Personne n'est tiré d'un canon au mauvais moment. Tout le monde va là où il/elle est censé aller, et dans le bon ordre. En général, il existe même des plans d'urgence en cas de problème : le clown peut faire un autre numéro pour retenir l'attention du public pendant qu'on répare quelque chose sur une autre piste.

J'aime à penser que de planifier mes semaines le dimanche me permet d'être maîtresse du cirque de ma vie. L'ennemi, ce n’est pas la complexité. L’ennemi c’est le chaos. Les choses peuvent être complexes sans être chaotiques ; et c'est toujours l'objectif que je me fixe.

Je dois avouer que, parfois, ma session planning du dimanche ressemble davantage à une session planning du samedi. Parfois, j'aime bien prendre de l'avance 🤷🏻‍♀️. Le samedi, je regarde l’agenda de la semaine suivante. J'utilise Notion Calendar pour organiser mes rendez-vous et mes tâches et partager certains aspects avec l’équipe Boots & Cats. Une partie est liée à ma base de donnée de tâches et une autre à mes différents calendriers. Je place mes priorités/tâches principales pour la semaine à venir sur le haut du calendrier. Et je donne un code couleur à ces tâches, ce qui me permet d’équilibrer mes priorités professionnelles en fonction de l’enseigne sur laquelle je veux travailler chaque jour et d’intégrer aussi mes priorités personnelles.

Je passe un peu de temps à réfléchir à ce que seront ces priorités. Qu'il s'agisse de priorités professionnelles ou personnelles, certaines choses sont déjà inscrites sur mon calendrier (j’y place mes rendez-vous et interventions au fur et à mesure). Certaines choses se répètent (chaque semaine, je rédige environ trois articles de blog, j'écris une newsletter et je crée des contenus pour les réseaux sociaux). D'autres sont des étapes vers des objectifs plus importants (travailler sur la structure d’une formation). D'autres sont des préparatifs en vue de quelque chose de plus important une semaine ou deux plus tard (par exemple, m'entraîner en vue d'une intervention que je fais la semaine suivante).

Il n'y a pas beaucoup de place sur l’écran (Notion Calendar est pré-formaté sur une dimension plus petite que celle de mon ordinateur portable) et c'est très bien ainsi. J'essaie d'être sélective dans ce que je m'assigne chaque semaine, parce que je finis presque toujours la semaine avec toute les cases cochées. Si je soupçonne un tant soit peu que je ne le ferai pas, je ne le met pas sur la liste de la semaine. L'objectif est de faire de cette liste de priorités hebdomadaires un contrat avec moi-même.

Au cours de la semaine, je transfère les tâches non terminées vers une autre journée au fur et à mesure que j’avance dessus.

Quoi qu'il en soit, je commence ce processus le samedi parce que j'aime pouvoir y réfléchir à tête reposée. Je prends ensuite un peu de temps le dimanche pour confirmer ce que j'ai envisagé et réfléchir à ce qui manque, ou si je dois modifier la liste avant le début de la semaine (et déplacer consciemment quelque chose à une semaine ultérieure).

Comme mon calendrier va du lundi au dimanche, ça signifie que je pense au week-end avec une semaine d’avance. Il s'agit généralement d'un plan peu précis (parce que le week-end est aussi un moment propice à la spontanéité), mais il est bon de savoir ce qui arrive à l’horizon et où se trouve l'espace disponible, surtout si j'ai envie de rêver à de nouvelles aventures.

Je fais aussi le point avec mon partenaire sur nos programmes respectifs, que ce soit une semaine que l’on passe ensemble ou à distance. Ça nous permet de programmer des moments en commun tout au long de la semaine (on aime bien regarder des séries ou des films “ensemble” quand on est séparés), de parler de nos prochains déplacements l’un vers l’autre ou de nos projets de voyages.

Puis, le dimanche, on consacre un peu de temps à l'élaboration de notre calendrier partagé. Ça prend un peu de temps, car il faut aussi prendre en compte notre léger décalage horaire. On a une liste ouverte où l’on note tout ce que l’on a envie de faire/voir/cuisiner ensemble. À ce stade, d'une semaine à l'autre, la plupart des grosses activités sont fixées, MAIS il peut y avoir des changements ponctuels, comme lorsque j'ai constaté que j’avais prévu d’être en Angleterre une semaine où je m’étais engagée auprès d’une école. J’ai dû trouver des gens pour me remplacer sur des jurys et organiser mes rencontres avec les étudiant·es sur Zoom plutôt qu’en présentiel. L'autre problème concerne les déplacements : les heures passées dans les aéroports ou dans les trains ne sont généralement pas aussi productives, donc, il faut aussi prévoir des tâches en conséquences (qui ne demandent pas beaucoup de concentration ou qui puissent se faire hors WiFi).

Quoi qu'il en soit, je crée ce planning hebdomadaire et je le partage avec les personnes concernées. Depuis peu, je note aussi sur Slack si je suis en France ou à l’étranger, dispo ou en meeting, pour permettre à l’équipe d’anticiper mon temps de réponse ou de prendre en considération le décalage horaire.

Planifier mon temps est quelque chose que j’apprécie de faire. Ça ne me dérange pas de faire ça le week-end. Je suis un peu moins enthousiaste à l'idée de faire de la planification pendant la semaine (les semaines sont faites pour exécuter le plan), mais, si besoin je peux le faire en 30 minutes, le lundi matin. Et ces 30 minutes sont ce qui fait que ma vie ressemble (généralement) davantage à une piste de cirque bien gérée qu'à quelque chose de chaotique. Et ça, ça n’a pas de prix.

À quoi ressemble votre planification ces jours-ci ?