Jak ogarnąć swoje pliki?

Jest u mnie w biurku pewna szuflada.

Szuflada na rzeczy, które mają być pod ręką. Takie do wzięcia przed wyjściem z domu, albo takie, które na szybko wezmę, użyję, i odłożę.

Na początku były to klucze, dowód, chusteczki, pomadka, krem do rąk. Potem doszły ładowarki, długopisy, notesy, lampki i guma do roweru, i trzymak do telefonu na ten rower. Potem wsuwki i gumki do włosów. Karty lojalnościowe, drobniaki, tealighty i zapałki. Zapasowe pomadki i kremy do rąk, bo te używane przecież zaraz się skończą. Zegarek do naprawienia, żeby o nim pamiętać. Guzik, który mi odpadł z płaszcza, żeby go kiedyś przyszyć. Taśma malarska i miarka, i flamaster, bo ostatnio często używałam. Powerbank, no i głośnik, bo zawsze może się przydać na imprezę lub szybkie tripy.

Nie wiem dlaczego, ale w końcu do szuflady trafiły też magnesy z różnych wyjazdów. Smycze i identyfikatory z konferencji. Zdjęcia z fotobudek z wesel. Takie kolczyki, które często noszę, żebym mogła je wziąć na szybko. Zapasowe klisze do Instaxa, zepsuta myszka i niejednoznacznej żywotności baterie – do sprawdzenia kiedyś woltomierzem.

Bezpośrednio pod podręczną szufladą znajdowała się kolejna. Ta szuflada miała służyć do przechowywania dokumentów dotyczących mojej nowo założonej działalności gospodarczej. Na początku – zgodnie z planem – wylądowały tam różne umowy, listy urzędowe i faktury. Potem doszły jakieś wydruki i zdjęcia z różnych wizyt lekarskich. Potem listy urzędowe z Holandii, które ciągle dostaję. Kilka pocztówek, listy z banków. Certyfikat językowy, i jakieś gwarancje za sprzęt AGD, który kupiłam. Paragony też, bo z paragonem zwrot do 30 dni, więc warto je zachować.

W którymś momencie w obu szufladach skończyło się miejsce – oraz łatwość, z jaką mogłam znaleźć to, czego potrzebowałam.

Wspomogłam się więc trzecią szufladą. Tam zaplanowane były sprzęty elektroniczne – mikrofon, lampa, słuchawki, Kindl, Supernote. Ale nie zajmowały one aż tak dużo miejsca, więc spokojnie dodałam tam jeszcze kilka kabli, niewykorzystane kołki i gwoździe po złożeniu mebla z Ikei. Po czasie doszły tam jeszcze różne końcówki do mojej suszarki i do parownicy, płyn do czyszczenia elektroniki i mini zestaw do haftowania, który miałam skończyć już 5 miesięcy temu.

Gdy o tym teraz myślę, to myślę, że przy planowaniu i wypełnianiu zawartości szuflad nie uwzględniłam jednej, podstawowej przecież, i bardzo ważnej rzeczy.

Tego, czy i kiedy będzie mi to znowu potrzebne.

Jest taka metoda organizacji, w której podstawową zasadą jest to, że wszystko należy organizować pod kątem przydatności w konkretnym celu i czasie.

Ta metoda, oryginalnie przeznaczona do porządkowania treści cyfrowych, przydaje mi się również do organizacji rzeczy w mieszkaniu. Przydaje mi się również na co dzień, w mojej pracy.

Na podstawie wielu projektów, konsultacji i analiz Tiago Forte zaproponował uniwersalną, wg niego, metodę porządkowania treści cyfrowych. Każdy, nieważne jak duży, zbiór plików grupujesz sobie w cztery foldery:

• Projekty (ang. Projects)

• Obszary (ang. Areas)

• Zasoby (ang. Resources)

• Archiwum (ang. Archive)

Po angielsku metoda nazywa się PARA method (od pierwszych liter angielskich nazw folderów). Po polsku też wychodzi nam ładny skrót do zapamiętania – POZA.

W założeniu, metoda ta jest niezależna od medium. W ten sposób możesz sobie pogrupować foldery na pulpicie, zakładki w przeglądarce, filtry na mailu, foldery w aplikacji do notatek. Niezależnie gdzie i dla jakich plików, ta struktura folderów zadziała dobrze w każdym miejscu.

Zamiast organizować pliki ze względu na kategorie, pogrupujmy je ze względu na rezultat, jaki pomogą nam osiągnąć.

Tiago zauważa, że w szkole uczymy się dzielić na kategorie tematyczne (matematyka, przyroda, polski). Aplikacje cyfrowe często dzielą nam pliki ze względu na typ np. post, reel, wydarzenie, story.1 Ale mamy też rzeczy np. już przeczytane, lub takie zostawione na potem, przydatne do pracy, albo do rozrywki – i wtedy już tych kategorii robi się na tyle dużo, że nie wiadomo, czy tę książkę o psychologii, którą ktoś nam polecił, a chcemy ją kiedyś przeczytać, zapisać w folderze “psychologia”, “książki”, “to read”, “to buy”, czy “nauka”. Jest to mało przejrzyste i, przede wszystkim, pomija aspekt tego, po co daną rzecz w ogóle trzymamy – cel, jaki możemy z nią osiągnąć.

Zanim zaaplikowałam strukturę POZA, wielokrotnie porządkowałam sobie moje foldery i zakładki, likwidując jedne, dodając inne, a jak chciałam zapisać jakiś nowy element i mi nigdzie nie pasował, to albo dawałam go bez folderu i potem miałam 100 takich wolnostojących plików, albo trafiał gdzieś, gdzie i tak nie mogłam go potem znaleźć. Wiele razy próbowałam zdefiniować jakieś zasady i zaplanować, gdzie który plik ma mieć swoje docelowe miejsce, jednak bez większych sukcesów.

Treści mogą się przemieszczać między folderami, w zależności od tego, kiedy są Ci potrzebne.

Ale jak to? To skąd mam wiedzieć, gdzie co znajdę, skoro nic nie ma docelowego miejsca?

Zgodnie z tą metodą, celem organizacji nie jest sama organizacja (znalezienie “docelowego miejsca” na coś), tylko jak największe ułatwienie człowiekowi pracy i życia. A w pracy i życiu projekty i zainteresowania, a więc i pliki, których będziemy chcieć używać, zmieniają nam się z czasem. Dlatego nie należy skupiać się na “właściwym” miejscu dla jakiegoś pliku, tylko na tym, gdzie będzie on nam najbardziej przydatny w danym momencie życia.

W folderze “Projekty” znajdują się wszystkie pliki związane z projektami, nad którymi aktualnie pracujesz. Przykładowo: stworzysz w nim osobne foldery “remont”, “blog”, “prezent dla Ani”, “zakupy do kuchni”, albo, jeśli się uczysz, przedmioty “fizyka”, “matematyka”, itd. Rzeczy w tym folderze używasz często, są Ci w danym momencie (możliwe, że przez jakiś czas) na bieżąco potrzebne.

Ważna rzecz: projekty te mają datę końca. W którymś momencie musisz móc stwierdzić, że dany projekt został zrealizowany.

Foldery w Projektach pokazują też, na czym aktualnie się skupiasz. Jeśli jest ich dużo - być może próbujesz zrobić za dużo naraz. Jeśli nad jakimś projektem już nie pracujesz, bo się skończył, albo tymczasowo go zawieszasz – przenosisz dany folder do Archiwum. Out of sight, out of mind – jeśli jakieś pliki nie są Ci aktualnie potrzebne, nie ma co niepotrzebnie musieć na nie patrzeć, i żeby zaśmiecały Ci widok. Gdy będzie taka potrzeba, zawsze będzie można dany folder przenieść z powrotem do projektów.

Do folderu danego projektu wrzucasz wszystko, co Ci się do danego projektu przyda - niezależnie od typu pliku czy treści. W ramach folderu organizujesz sobie te pliki już dowolnie – najważniejsze, żeby wszystko związane z danym projektem było zgrupowane razem.

Takie podejście ogromnie przydaje mi się w pracy – jeśli mam nowy projekt, tworzę na dysku, i w każdym innym narzędziu, w którym ma to sens (Figma, Miro, Notion) jeden folder z nazwą projektu i w nim robię wszystko, co związane z tym projektem. Dzięki temu inni mogą łatwo znaleźć rzeczy powiązane z projektem, niezależnie od narzędzia – w każdym z nich folder nazwany jest tak samo. A jeśli po zakończeniu projektu będę potrzebowała coś z niego znaleźć, wyszukuję ten folder w archiwum i wszystko tam mam.

A prywatnie: wszystko, co związane z remontem, wrzucam w jeden folder. Wszystko, co związane z blogiem, wrzucam w jeden folder. Wiem, gdzie zapisać. Wiem, gdzie znaleźć.

Obszary to projekty bez daty końcowej – rzeczy, które są Twoją odpowiedzialnością, lub o które chcesz po prostu długofalowo zadbać. Zazwyczaj są tu takie foldery jak: zdrowie, rodzina, dieta, kariera, oraz takie związane z długoletnimi zainteresowaniami, np. siłownia, wspinaczka. W pracowym kontekście to mogą być np. HR (gdzie np. notujesz, ile budżetu szkoleniowego już poszło), lub brag folder (folder, do którego wrzucasz wszystkie swoje osiągnięcia i pochwały innych, żeby mieć argumenty do awansu).

Przynależność do obszaru lub projektu jest uznaniowa, i zawsze można ją też zmienić, jeśli stwierdzisz, że dana aktywność lepiej pasuje Ci jednak do tej drugiej grupy. Np. jeśli robisz kurs, który zajmie Ci 3 lata, to może wolisz traktować to jako Obszar, a nie rzecz z datą końcową, czyli Projekt.

Jeśli jakiś obszar już przestanie być dla Ciebie ważny, np. zakończysz długoletnie hobby – przenosisz dany folder do archiwum, żeby nie zawracał Ci tu głowy. W razie potrzeby, jak zechcesz odnowić tę aktywność, możesz go przenieść z powrotem.

Zasoby to pliki, których nie używasz aktualnie do projektów lub obszarów, ale mogą się przydać w przyszłości.

Tutaj pewnie znajdą się śmieszne obrazki, jakieś materiały ze szkoleń, zdjęcia, video, artykuły, książki, notatki z podróży - wszystko to, co chcesz sobie zachować, ale nie jest związane z tym, czym aktywnie zajmujesz się na co dzień.

Tutaj będziesz zaglądać raczej rzadko. Ale czasem pliki z tego folderu mogą Ci się przydać do jakiegoś projektu lub obszaru – wtedy je skopiujesz albo przeniesiesz do odpowiedniego folderu.

W kontekście pracy: u mnie, w tym folderze znajdą się różne szablony, canvy, scenariusze warsztatów i szkoleń. Rzeczy, które powstały w ramach jakiegoś projektu, ale które z dużym prawdopodobieństwem mogą zostać wykorzystane przez kogoś jeszcze raz. Dzięki przerzuceniu ich do zasobów, inna osoba z zespołu może ponownie użyć czegoś, co zostało już przygotowane, co całemu zespołowi oszczędza mnóstwo czasu (czasem przygotowanie dobrego scenariusza czy szablonu może zająć nawet kilka tygodni), a w rezultacie oszczędza też pieniądze.

Ostatni folder to archiwum. Tutaj przenosisz te rzeczy z pozostałych folderów, które są już w danym momencie nieaktualne.

Gdy zakończysz projekt: przenosisz go do archiwum. Gdy zakończysz, lub tymczasowo zawiesisz, hobby, które było w Obszarach, przenosisz je do archiwum. To samo z Zasobami.

Do archiwum co do zasady nie zaglądasz, ale jeśli chcesz przejrzeć materiały ze starych projektów, albo jakiś projekt wznowić, to zawsze możesz tu do nich wrócić.

Co mam zrobić, jeśli przy pobieraniu/tworzeniu pliku nie mam czasu się zastanawiać, gdzie go zapisać?

Autor metody sugeruje, że do tej podstawowej organizacji można dodać jeszcze folder “Sortownia”. Do tego folderu domyślnie zapisują się wszystkie pliki, i z tego folderu regularnie trzeba te pliki przenosić w odpowiednie miejsca.

Mam dużo różnych plików i folderów, jak zacząć stosować tę metodę? Czy muszę wszystko ręcznie teraz przenosić w odpowiednie miejsce?

Często transformacja, czyli zmiana aktualnego sposobu/systemu na inny, to ogromne wyzwanie. W tym przypadku autor metody sugeruje, żeby absolutnie nie próbować teraz porządkować i przenosić wszystkiego, bo tylko się człowiek zniechęci.

Zamiast tego, sugeruje (na podstawie doświadczeń ze współpracy z wieloma osobami), że najlepsze rozwiązanie to wrzucenie absolutnie wszystkich naszych aktualnych plików do jednego folderu o nazwie “Archiwum [data]” i włożenie go do głównego folderu “Archiwum”.

Dlaczego tak?

Jeśli któryś z naszych starych plików/folderów stanie się potrzebny, to po prostu wyjmiemy go z archiwum. Dopóki nie stanie się nam potrzebny, nie potrzebujemy tych plików widzieć.

Dzięki temu możemy zacząć pracować z tym systemem od razu, a nie zniechęcać się przenoszeniem starego porządku na nowy.

Moim zdaniem jest to bardzo racjonalne podejście i dlatego też zaproponowałam je też w tekście o tym, jak ogarnąć swoje maile.

Ja bazuję na tym systemie zarówno przy prywatnej organizacji moich plików, jak i w pracy. Dzięki temu nie mam już miliona zakładek i folderów; mam pod ręką to, co jest mi aktualnie potrzebne; i wiem, co gdzie znaleźć.

Ten system warto dostosować do siebie, i przerabiać według własnych potrzeb. Na przykład ja ponad strukturą POZA robię podział na pliki prywatne i pracowe, i dopiero w ich ramach stosuję cztery główne foldery. Dodatkowo folderów z projektami nie trzymam w folderze “Projekty” tylko bezpośrednio na pulpicie, żeby mieć do nich szybszy dostęp. Pobrane rzeczy też pobieram bezpośrednio na pulpit, żeby je potem szybciej posortować i zagracony pulpit motywuje mnie do tego, żeby robić to na bieżąco lub zawsze pod koniec dnia (bo pulpit, tak jak biurko, lubię mieć pusty).

Ten system wprowadziłam też kiedyś w pracy. Wcześniej dużo dobrych materiałów, szablonów, wytycznych, było porozrzucanych po różnych dyskach i narzędziach (robione były przez różne osoby na przestrzeni lat), i nikt nie wiedział, co właściwie jest dostępne, i gdzie to znaleźć. W rezultacie często zdarzało się, że ktoś od zera przygotowywał coś, co było już kiedyś zrobione – ogromna strata czasu.

Po zrobieniu porządków i zaaplikowaniu struktury POZA, zaczęliśmy reużywać istniejące materiały. Oczywiście w grę wchodziło jeszcze nauczenie zespołu, gdzie szukać materiałów, i jak dodawać własne, wyczyszczone, do bazy zasobów, ale dzięki wspólnym staraniom udało nam się ten system wypracować z czasem.

W ten sposób organizuję również pliki projektowe w Figmie (narzędziu, w którym pracuję, do projektowania interfejsów). Osobny projekt to osobny plik. Jeśli mam jakieś screenshoty, przykłady, benchmarki, którymi się posiłkuję, wrzucam je w sekcję/page “Zasoby”. Jeśli mam jakieś odrzucone koncepcje, wrzucam je w sekcję/page “Archiwum”. Dzięki temu wyraźnie oddzielam finalny projekt od wersji alternatywnych i inspiracji, a jednocześnie zawsze mam je pod ręką, gdy jakieś decyzje projektowe muszę uargumentować.

Wiem, że dużo osób tutaj nie ma czasu czytać książek, więc starałam się opisać metodę tak, aby od razu dało się jej użyć. Jeśli jednak chcecie dowiedzieć się więcej: książka od twórcy metody, Tiago Forte, przynajmniej po angielsku, jest bardzo dobra - przyjemnie się ją czyta, i dobrze wyjaśnia zawiłości czy wątpliwości związane z tą metodą. Jest też polska wersja, ale tej nie czytałam, więc nie wiem, jak z jakością tłumaczenia.

Świat cyfrowy i fizyczny mogą od siebie nawzajem dużo czerpać. I ja też, inspirując się tą metodą, ale też mocno ją zmieniając, wymyśliłam sobie system porządków, który całkiem nieźle sprawdza się w moim mieszkaniu, w tym w porządkowaniu szuflad. Ale o tym opowiem w jednym z kolejnych wpisów.

Daj znać, co myślisz o tej metodzie. Słyszałaś/eś już o niej? Stosujesz? Jakie masz z nią doświadczenia? A może chcesz zacząć, ale masz jakieś wątpliwości? Podziel się w komentarzu, lub – opcja dostępna tylko dla zapisanych do newslettera – odpisz mi mailowo.

Do za tydzień!

Kasia