Revenue operations: cómo alinear ventas, marketing y servicio al cliente para maximizar tus resultados comerciales

Holaaa 👋

Las últimas semanas han sido una locura.

• Fui nominada para la premiación ESPeruano Innovador 2024, que reconoce a startups y emprendedores del ecosistema peruano que destacaron. ¿Quieres apoyarme? vota por mí aquí ✨

• Estuve en StarCo en Colombia, aprendiendo y conectando con muchos founders y startups. Fueron conmigo algunos de mis clientes como Reevalúa y Finsmart.

• Lancé un nuevo proyecto: B2B RevUp ⚡️ El programa de revenue que te enseñará cómo crear sistemas de crecimiento para tu empresa de tecnología, con el mejor partner Diego Morales.

Pero ahora sí, vamos a lo que nos interesa aprender hoy: RevOps.

¿Has escuchado de esta área? En las startups unicornio que trabajé había un equipo específico para ello. Si no te suena familiar, seguramente esta situación sí:

Ventas hace una cosa. Marketing hace otra. Customer success igual. Parece que viven en mundos separados. Esto genera varios problemas: cada uno remando para su lado. Y sin alineación, ¿cómo mejoramos los resultados?

No te preocupes, ahora te contamos cómo RevOps puede cambiar esto.

Era lunes por la mañana, y el sales manager presentaba los resultados trimestrales a sus founders. A primera vista, todo se veía bien —12% arriba de la meta— pero algo no cuadraba.

Marketing mencionó que generó 500 leads, mientras ventas solo reconocía 120 en el CRM. Las proyecciones no coincidían con las ventas reales y varios clientes se habían ido sin que nadie lo anticipara.

El problema no estaba en los equipos, sino en cómo funcionaban como islas separadas, cada uno con su propia herramienta y su propia versión de la verdad. Sus datos vivían desconectados, y sin esa visión completa del journey del cliente, estaban tomando decisiones a ciegas.

Lo que necesitaban, aunque no lo sabían todavía, era implementar RevOps.

RevOps es la integración estratégica de ventas, marketing y customer success. Bajo una misma estructura, todas trabajan unidas con el objetivo de maximizar los ingresos de la empresa. Es mucho más que solo tener un CRM.

En muchas empresas y startups, los equipos trabajan en silos: marketing se ocupa de generar leads, ventas de cerrar negocios, y customer success de retener clientes. Unos usan el CRM, otros excel. Cada departamento persigue sus propios objetivos con diferentes herramientas y métricas.

RevOps rompe estos silos y alinea todos los equipos hacia un objetivo común: maximizar el revenue. Esto se logra mediante:

1. Procesos: Optimización y estandarización de flujos de trabajo entre equipos

2. Tecnología: Integración de CRM, automatizaciones y herramientas de análisis

3. Datos: Uso de métricas e inteligencia de negocios para decisiones basadas en evidencia

Si un founder me pregunta cuáles son las primeras acciones para mejorar tus resultados comerciales, siempre les digo: “usa un CRM desde el día 1.”

Después de probar varios como Pipedrive y Salesforce, recomiendo HubSpot por estas razones:

• Features: Es el #1 en el mercado en términos de funcionalidades.

• Precio/Calidad: A $100 por usuario (licencia Sales Pro), ofrece un excelente valor

• Escalabilidad: Te permite agilizar y crecer desde un módulo básico hasta uno más avanzado

• Integraciones: Cuenta con más de 1,000 integraciones con otras aplicaciones

A diferencia de otras soluciones, HubSpot te permite escalar tu estrategia cuando comienzas a crecer, expandirte a otros países o desarrollar nuevos productos.

Si todavía no lo has implementado, toma en cuenta estas consideraciones para la inversión en la plataforma:

• Versión gratuita: Te permite crear un pipeline de ventas básico, gestionar contactos y empresas. Puedes comenzar con este.

• Licencia PRO de SALES HUB ($100/usuario): La recomendada, porque permite automatizar procesos comerciales y crear dashboards completos

Conversando con mi partner de proyectos Karina Araya, experta en HubSpot, identificamos un “proceso mínimo viable” para implementar RevOps. Solo serán 3 pasos:

• Define tu sales framework

• Conecta tu estrategia comercial con el CRM

• Genera automatizaciones básicas

Veamos uno a uno:

Antes de configurar cualquier herramienta, necesitas tener claridad sobre tu estrategia comercial.

Como me comenta Karina: "Me pasa mucho que quieren utilizar un CRM pero no saben cuál es su proceso comercial, no saben cuál es su pipeline no saben cuáles son sus objetivos. Entonces, la adaptación de la herramienta es mucho más lenta."

Recordemos este concepto:

Un sales framework es un marco de trabajo que estructura el proceso, las estrategias y las metodologías de venta para lograr un crecimiento sostenible. Esta metodología es utilizada por startups B2B exitosas.

Con un sales framework, tendrás claridad de tus procesos esenciales de venta. Por ejemplo:

• Cómo captas leads

• Cómo calificas oportunidades

• Cuáles son las etapas de tu proceso de venta

• Cómo defines una venta cerrada

Una vez definido el sales framework, es momento de implementarlo en el CRM:

Asegúrate de que todos los leads de tu empresa se centralicen en 1 solo lugar:

• Conecta formularios en HubSpot con tus canales de marketing: sitio web, landing pages

• Implementa integraciones de scraping para ventas como Apollo, Wallaxy o Sales Navigator con HubSpot.

Define los estados de tus leads, recuerda que estos pueden variar según tu modelo de negocio. Algunos ejemplos comunes son:

• Nuevo

• Contactado

• Trabajando

• Calificado

Implementa tu pipeline de ventas con etapas como:

• Discovery (descubrimiento)

• Proposal (propuesta)

• Negotiating (negociación)

• Closing (cierre)

• Cierre ganado

Estas etapas deben adaptarse a tu modelo de negocio. Por ejemplo, en una inmobiliaria, "cierre ganado" podría ser "promesa firmada".

Una de las ventajas de implementar RevOps con HubSpot es que puedes crear dashboards para monitorear métricas clave:

• Forecast: Te muestra la proyección de cierre de ventas y el compromiso para cerrar

• Pipeline abierto: Visualización de todos los negocios en curso

• Sales velocity: Velocidad de ventas y tiempo promedio de cierre

• Tasa de conversión: Porcentaje de leads que se convierten en clientes

• Productividad comercial: Número de reuniones, propuestas enviadas, etc.

El último paso es implementar automatizaciones para hacer más eficiente tu proceso:

• Activa notificaciones sobre el estatus de contratos, así puedes mejorar el follow-up.

• Activa alertas de nuevos cierres

• Activa avisos cuando un negocio se estanca en alguna etapa

• Crea secuencias de email para reagendar reuniones (reduce la tasa de No Show)

• Crea recordatorios para las primeras reuniones comerciales (aumenta la tasa de Show)

• Da seguimiento después de enviar propuestas.

Son muchas las ventajas que ganarás por implementar este proceso:

1. Mejora la eficiencia de todo tu equipo: Marketing, ventas y customer success trabajan alineados hacia el mismo objetivo.

2. Tienes visibilidad completa: Puedes ver exactamente dónde están los cuellos de botella en tu proceso.

3. Reduces costos operativos: La automatización reduce tareas manuales y minimiza errores.

4. Tomas mejores decisiones: Basadas en datos reales y no en intuiciones.

5. Escalas más rápido: Puedes replicar procesos exitosos y crecer de manera sostenible.

Como pudimos ver en el caso de Yavendió (que compartí en un newsletter anterior), solo implementando un proceso simple de seguimiento de reuniones con automatizaciones en HubSpot, lograron reducir su tasa de No-Show en un 15%.

Si estás liderando un equipo comercial o una startup que quiere crecer, conectar tu estrategia comercial con un CRM no es solo una opción, es una necesidad. Te permite crear un sistema de ventas predecible y escalable.

¿Ya tienes implementado RevOps en tu empresa? ¿O recién estás comenzando? Cuéntame tu experiencia por LinkedIn.

Agradecimiento especial a Karina Araya, experta en HubSpot, por sus aportes para este artículo ✨. Puedes encontrarla en LinkedIn.