[PAPO DE PM #3] - Priorizando o backlog de maneira colaborativa com o Miro

Priorização do backlog é uma das atividades mais importantes que as pessoas de produto precisam fazer. Não se trata apenas de organizar um conjunto de tarefas em uma lista ordenada por importância, a priorização do backlog é parte fundamental da estratégia definida para o produto.

Em uma rotina lotada de reuniões, análise de dados e indicadores, validação de funcionalidades e discoverys, precisamos estar completamente atentos a saber ouvir todas as vozes ao nosso redor e através de uma boa comunicação e empatia, entender as motivações, necessidades e objetivos que cercam o produto. É no centro disso tudo que a pessoa de produto precisa utilizar suas habilidades para priorizar aquilo que é mais importante.

E quando o assunto é importância, precisamos lembrar que não se trata do que é mais importante para o seu líder, para outra área ou por que o concorrente faz. A importância é derivada da estratégia. Precisamos saber claramente onde queremos chegar, só aí podemos descobrir o “como queremos” e principalmente, o que não queremos nessa jornada.

Definir prioridades é uma grande responsabilidade, contudo, ela não precisa ser um peso ou mesmo fardo. Podemos pensar num modelo de priorização colaborativo, ouvindo os stakeholders interessados, colhendo pontos de vista e saindo com uma visão clara do que é prioridade e o que não é.

Pensando nisso, gostaria de dividir com você um modo muito simples, mas muito eficaz de priorização de backlog. 

Para esse modelo, iremos utilizar o Miro (https://miro.com/pt/), uma das plataformas de colaboração mais conhecidas do mercado. Excelente para trabalhar com times remotos. No final, vou deixar o link com todo material apresentado para você utilizar sem restrição.

Vamos lá!

Partindo do ponto que você já participou de várias reuniões, conversou com diversos stakeholders, estudou todos os dados e analisou o mercado, chegou o momento de fazer aquela lista bruta de funcionalidades que vão nortear o time de engenharia a trabalhar no produto.

Coloque todos os itens que você mapeou durante as reuniões e discovery em uma lista crua, se certificando que as necessidades do produto (levantadas nessas reuniões) estão contempladas nesta lista.

O que iremos fazer agora é criar três classificações para analisar o impacto de cada item do backlog: Valor (Qual o impacto para o negócio?), Esforço (Qual o impacto da complexidade técnica?) e UX (Qual o impacto para o usuário?)  e deixar que cada participante da reunião dê um “peso” de 1 a 3 para cada item do backlog em cada coluna.

Não se preocupe em identificar o voto das pessoas, o que queremos aqui é entender pontos de maior convergência e divergência entre os itens do backlog. Bem como entender como todos os envolvidos enxergam a importância e complexidade de cada item do backlog.

Dois pontos importantes a considerar nessa dinâmica. O primeiro é que deve-se evitar incluir novos itens na lista, se não está na lista é porque não foi considerado com a devida importância durante as reuniões anteriores, houve falha no levantamento. O segundo ponto é evitar que a dinâmica vire um debate de ideias sobre o peso dado pelas pessoas. Dificilmente todos terão a mesma percepção sobre todas as classificações e não queremos aqui mudar o voto dos participantes, muito menos fazer um juízo de valor sobre se o peso dado a uma determinada funcionalidade é certo ou errado. 

Ao final da dinâmica, você terá todos os itens do backlog devidamente avaliados nas três perspectivas (Negócio, Engenharia e UX).

A partir disso podemos somar todos os pesos atribuídos a cada item do backlog e olhar quais tarefas são mais importantes no contexto geral do produto.

Essa pontuação mais consolidada pode ser o primeiro norteador para a priorização do backlog. Recomendo que você use esse número como um medidor da temperatura do que é mais importante para o que é menos importante, do que um definidor da ordenação do backlog.

Bem, uma vez que você conseguiu reunir as partes interessadas para priorizar o backlog de maneira macro, o próximo passo é agrupar esses itens utilizando uma matriz de custo x benefício.

O objetivo aqui não é termos simplesmente uma lista ordenada, mas sim, entender o racional por trás da lista. Ou seja, o que fazer imediatamente, o que fazer depois e principalmente o que não fazer agora.

Sem enrolação, vamos lá!

Essa matriz é bastante conhecida no mercado e na literatura de maneira geral, talvez com mudança nos termos dos eixos X e Y, mas o objetivo final acaba sendo o mesmo, agrupar os itens do backlog numa visão de que vai além do mais importante para o menos importante

O que queremos mapear nessa matriz é o seguinte:

Baixo Custo e Alto Benefício -> Precisamos fazer agora

Baixo Custo e Baixo Benefício -> Precisamos fazer em breve, mas sem prioridade

Alto Custo e Alto Benefício -> Precisamos planejar bem antes de fazer

Alto Custo e Baixo Benefício -> Não precisamos fazer agora, baixíssima prioridade

Um ponto importante aqui é que não estamos posicionando os itens a partir da sua pontuação, mas sim pelos critérios que a matriz diz que precisamos direcionar.

No final, o que queremos ter é a maior quantidade possível de insumos para decidir o que fazer, quando fazer e que prioridade atribuir ao que estamos fazendo.

Nosso objetivo final foi alcançado, temos uma visão clara da importância das funcionalidades e principalmente, quais tarefas precisamos fazer no curto, médio e longo prazo. A partir disso temos insumos suficientes para montar o nosso backlog, tendo a certeza que estamos trabalhando naquilo que é mais importante e de maior valor para o nosso produto.

Bem, espero que eu possa ter ajudado você. Existem diversas maneiras de priorizar o backlog, vou deixar algumas boas referências para que você se aprofunde ainda mais no assunto.

Miro para priorização do backlog - https://miro.com/app/board/uXjVOnlA2yM=/?share_link_id=877728498999

Product Backlog Building: Um guia prático para criação e refinamento de backlog para produtos de sucesso - https://www.amazon.com.br/Product-Backlog-Building-refinamento-produtos-ebook/dp/B097C9RHF7

Lean Inception: Como alinhar pessoas e construir o produto certo - https://www.amazon.com.br/Lean-Inception-Alinhar-Pessoas-Construir/dp/8594377061/

É isso e até o próximo papo,

Mika