Dizajn uredskih prostora

Privlačenje (i zadržavanje) talenata jedan je od ključnih zadataka svake organizacije koja želi biti uspješna. Nadalje, ljudima koji traže novi posao radna okolina je uz plaću i sama zaduženja dosta bitan faktor u odabiru. U ovom ću tekstu ispričati nešto o uređenju objekata gradske uprave koje je također u domeni mog ureda – kako pristupamo dizajnu uredskih prostora da bismo omogućili ljudima ugodan i učinkovit rad.

Administrativne zgrade povijesno su organizirane kao ljudska računala - spisi su činili krvotok sustava, dok su činovnici u uredima obrađivali te spise. To je nekad skroz imalo smisla - npr. najveće piramide u Egiptu mogle su biti izgrađene tek uspostavom složene birokracije koja je mogla organizirati tisuće radnika, ogromnu količinu materijala i izračunati sve vezane financije (jako zanimljiva epizoda podcasta Fall of Civilisations).

Naravno, rast birokracije može uzrokovati i negativne ishode ako se ne kontrolira pažljivo - mislite na Kafkin Proces koji ilustrira austrougarsku birokraciju na prijelazu stoljeća i dovodi ju do apsurda…

No srećom, nešto važno se očito dogodilo u međuvremenu - stigla su računala. Obradu podataka i repetitivne zadatke puno točnije i brže izvršavaju računala. Ovo oslobađa ljude da se mogu baviti kreativnijim poslovima, više se posvećivati suštini poslova. Sve nam je potrebnija kreativnost i kolaboracija. U engleskom se koristi termin serendipity - slučajna otkrića, spontanost koja zna dovesti do inovacija. Da bi takvi kreativni procesi bili uspješni i radna okolina mora biti drugačije dizajnirana. Potrebno nam je više mjesta za razmjenu ideja i brainstorming, ali i više prostora za tihi rad i koncentraciju. U tech svijetu su to već pred dosta vremena shvatili pa se u firmama poput Googlea dogodila revolucija dizajna uredskih prostora naspram dugih hodnika soba klasičnih ureda.

Imao sam sreću pa sam i u svom radu surađivao sa startupovima dok su rasli i unaprijeđivali svoje uredske prostore. Tako sam iz prve ruke vidio kako startupovi kao što su Formunauts ili mySugr mijenjaju urede, redizajniraju prostore i omogućuju različite modalitete rada dok su im timovi rasli sa 10-tak na stotine djelatnika.

Kako stvari stoje u Gradu? Pa, kao i puno aspekata javne uprave - ima mjesta za napredak. Kad sam došao u upravu npr. hodnici Poglavarstva bili su puni tornjeva spisa, a gradski arhiv bio je toliko zatrpan da nije mogao primati nove predmete. Puno ureda zbog te zatrpanosti papirima još uvijek možemo zamisliti i kao set za snimanje ekranizacije kakvog Kafkinog romana.

Ove izazove dijelom rješavamo projektom Paperless uprave i drugim projektima digitalizacije gdje smanjujemo potrebu za papirom. Izmjena poslovnih procesa svakako je tema za zaseban tekst pa neću ulaziti u detalje ovdje. Paralelno, uspostavili smo novu profesionalnu arhivu Grada Zagreba što nam je pomoglo da krenemo oslobađati hodnike i sobe tornjeva spisa i napravimo više mjesta za namještaj i ljude. Nadalje, projektom digitalizacije arhiva moći ćemo dodatno izlučiti puno papirnate arhivske građe. Danas je upravljanje dokumentacijom svakako bolje, ali proći će još neko vrijeme dok ne riješimo sve repove zbog veličine administracije Grada.

S druge strane, sustavno obnavljamo uredske objekate – u sklopu obnove Zagreba od potresa, energetske obnove i radi stvaranja boljih radnih uvjeta. Osim građevinskog uređenja prilikom obnove vodimo brigu da poboljšamo i dizajn interijera. Novouređeni objekti gradske uprave u Branimirovoj, Martićevoj, Golikovoj, Petrovoj i dr. sad su puno ugodnija mjesta za učinkovitiji rad naših djelatnika te primanje brojnih građana koji te prostore posjećuju kao stranke.

Jedan od izazova bio je što u mom uredu nismo imali niti jednog arhitekta/icu. Ovo smo privremeno premostili ugovaranjem vanjskih arhitektonskih ureda koje sad možemo angažirati po satu ili po projektu - za projektiranje objekata, specificiranje namještaja i druge opreme itd. Također, pri kraju nam je natječaj za zapošljavanje stalnog arhitekta koji će dodatno osnažiti naš projektantsko-tehnički tim i pomoći u sustavnom uređenju 300-tinjak objekata gradske uprave i mjesne samouprave o kojima trenutno brinemo. Podrška profesionalnih arhitekata omogućila nam je da prostore planiramo planski i uključivanjem samih djelatnika kako bismo bolje razumjeli njihove potrebe.

Napravili smo nekoliko tipskih varijanti uređenja ureda u objektima gradske uprave za različit broj ljudi i za mogućnost odvijanja sastanaka u pojedinim sobama. Prema ovakvim ćemo projektima sustavno obnavljati urede gradske uprave.

Gradska uprava radi interdisciplinarano i međuresorano - gradski uredi nisu silosi već je sve češće nužna suradnja između različitih gradskih ureda, ustanova i društava. Kako su djelatnici Grada smješteni na 30+ lokacija često moraju putovati na druge lokacije. Da bismo olakšali ljudima povremen rad i na izmještenom radnom mjestu, planiramo preuređenje jedne prostorije u coworking prostor u Poglavarstvu gdje će djelatnici moći koristiti fleksibilne stolove za rad.

Također, za uspješnu kolaboraciju potrebno nam je više prostora za sastanke i zajednički rad (ili ponekad samostalan rad u tišini). Kao jedno poboljšanje u tom smjeru postavili smo novu kabinu za sastanke sa staklenim stijenama u Poglavarstvu. Kabina ima prilagodljivu rasvjetu pa je praktična i za video-pozive, a i zvučno je izolirana za manje pozadinske buke. Mislim da se moderan dizajn kabine jako dobro uklapa u modernističku arhitekturu Ostrogovićeve zgrade Poglavarstva iz 1958. koja je također bazirana na staklenim stijenama i velikom svjetlarniku radi bolje osvjetljenosti. Pokazuje koliko su modernistički majstori bili ispred svog vremena u dizajnu!

Zgodna stvar je da kabina ima i analitiku koja nam omogućuje praćenje korištenja i olakšat će nam daljnje planiranje slične opreme. Kao što se iz grafa vidi - nova kabina je vrlo brzo pronašla svoje korisnike!

Naravno, radit ćemo i na daljnjim poboljšanjima dizajna uredskih prostora. Ukoliko sam vas možda zainteresirao za rad u ovakvim uredskim prostorima, pratite natječaje za zapošljavanje u gradskoj upravi – nekoliko ih je upravo otvoreno 🙂