Waarom deze bureauleider hoopt dat zijn team hem straks niet meer nodig heeft

ECHO Urban Design is een ontwerpbureau uit Rotterdam. Stedenbouwkundigen, landschapsarchitecten en ruimtelijke ontwerpers maken er samen visies voor nieuwe gebieden. Het is werk dat creativiteit vraagt, samen denken, een team dat elkaar aanvoelt. En juist dat leek het team van ECHO even kwijt te zijn geraakt. Samen met Koen de Boo, eigenaar en mede-oprichter van ECHO, blik ik terug op de samenwerking.

Ze hadden een moeilijke periode achter de rug. De markt viel tegen. Binnen één jaar moesten drie mensen vertrekken uit een organisatie van 25. Dat klinkt misschien beheersbaar, maar de impact was groot. Koen beschrijft hoe overweldigend zo’n situatie is. Mensen komen in nieuwe posities terecht. Anderen zijn weg. En er zijn mensen die een knauw hebben opgelopen van hoe het ging.

“Er komt zoveel op je af als dat gebeurt, dan moet je eigenlijk erkennen dat je even opnieuw dat team moet neerzetten met elkaar.”

De uitdaging zat niet alleen in het vertrek van die drie mensen. Het was ook wat erna kwam. De mensen die bleven, merkten dat ze vastzaten in een soort automatische piloot. Vooral hard doorwerken en niet te veel nadenken over waar het bedrijf naartoe ging.

In de voorgesprekken met het team kwam iets belangrijks naar boven: medewerkers beseften dat ze eigenlijk zelf ook wat meer in de cockpit zouden willen zitten. Niet alleen hun dagelijkse werk doen, maar ook meekijken: hoe gaat het met ons bedrijf? Wat is mijn rol daarin? En wat vind ik van de koers die we varen?

Er moest iets gebeuren. Niet alleen om de klappen van het afgelopen jaar te verwerken, maar om weer een hecht team te worden.

HR manager Nathalie Smeding van ECHO nam contact met me op. In de voorgesprekken werd snel duidelijk dat het niet ging om een standaard teamuitje zoals een excursie het veld in, een potje bowlen voor ontspanning of een vaardigheidstraining om iets nieuws te leren. Er was behoefte aan iets anders.

Koen vond het belangrijk dat de focus op positieve ontlading en verbinding zou komen te liggen. Daar waren ze allemaal aan toe. Dat klinkt misschien simpel, maar het was essentieel. Het team had genoeg gehad van zware gesprekken en moeilijke processen. Ze wilden weer energie voelen, weer plezier hebben in het samen zijn. En tegelijkertijd moest er wél iets gebeuren om op een diepere manier in verbinding te komen met elkaar. Om samen te ontdekken hoe ze samen willen werken als team.

“Het resultaat is niet belangrijk. Dit hele proces ging over het ‘hoe’. Hoe werken we met elkaar? Hoe zijn wij samen een team?”

Met de kennis uit de voorgesprekken ontwierp ik een programma volgens de Kamp Vuur methode (spelen, delen en waarderen). Het doel: het team van ECHO op een veilige manier uit de comfortzone halen, elkaar verdiepend beter laten leren kennen en samen de onderstroom in het team zichtbaar maken.

Het programma bestond uit 3 teamdagen in een doorlooptijd van 5 maanden:

1. Empathize - De eerste dag stond in het teken van inleven in elkaar. Elkaar nóg beter leren kennen. We gebruikten spelvormen voor professionals, waarin het team van ECHO uit het hoofd kwam en ruimte maakte voor creativiteit. Het was niet kinderachtig, maar ontwapenend. Door het spel werd zichtbaar waar het schuurde en waar de kracht van het team zat.

2. Alignment - Op de tweede dag lag de focus op het gemeenschappelijke begrip. Alleen door te delen kan je samenwerken. Met empathische gesprekstechnieken ontdekte het team elkaars zorgen én zagen ze gemeenschappelijke kansen. Door aandachtig te luisteren én te delen, creëerde het team focus en bedachten ze eerste ideeën voor teamrituelen.

3. The Future - Op de derde en laatste dag werkte het team de ideeën verder uit tot concepten en eerste experimenten. We sloten af met een Gratitude Circle om ruimte te geven aan waardering.

Reflecterend viel Koen vooral op was hoe luchtig het programma was. Het team had al na dag 1 het gevoel dat ze zelf in control was over wat ze gingen doen. Dat zij nu zelf agenderend waren. Dat was precies wat nodig was. Geen trainers die van buitenaf vertelden wat er moest gebeuren, maar een proces waarin het team zelf kon bepalen waar ze naartoe wilden.

“Hele luchtige manier van werken aan teamontwikkeling. En eigenlijk had het team al na dag 1 het gevoel dat ze zelf in control waren over wat we gingen doen. Wij zijn hier nu zelf agenderend.”

Daarnaast leerde hij zelf concreet dat hij wat vaker stil mag staan en de rust mag vinden om een goede vraag te formuleren. In de hectiek van het dagelijks werk is dat misschien wel het lastigste voor hem als teamleider: stilstaan. Niet meteen antwoorden geven, maar eerst even de vraag laten landen. De kunst van het goede gesprek. Het klinkt zo simpel, maar het is blijkbaar zeldzaam geworden.

“Om weer iemand tegen te komen die goed een open gesprek kan voeren. Waardoor ik daar ook weer wat van leer. Welke vragen stel ik eigenlijk? Maar ook om aan het team te laten zien: je kunt gewoon op moeilijke onderwerpen ook verbinden door er open over te praten.”

Als Koen vooruit kijkt, heeft hij een duidelijk beeld van wat hij zijn team gunt. Dat ze hem over een paar jaar niet meer nodig hebben. Omdat ze zoveel energie, enthousiasme en eigenaarschap hebben gecreëerd samen, waarvan ze nu de zaadjes hebben geplant.

“Dat de zaadjes die er toen geplant zijn, en die ik de afgelopen twee jaar nog verder heb zien groeien, dat die mensen blijven opstaan. Dat ze mij voorbij willen streven, zou ik bijna zeggen. Dat ze zoveel energie en enthousiasme en eigenaarschap hebben, dat ze zeggen: ik heb jou er niet bij nodig.”

Het is een bijzondere wens voor een oprichter. Niet dat zijn team hem nodig heeft, maar dat ze zo sterk worden dat ze hem níet meer nodig hebben.

Misschien is dat wel de mooiste uitkomst van deze drie bureaudagen: niet dat je weer afhankelijk wordt van elkaar, maar dat je elkaar zo goed kent en zo goed samenwerkt, dat je als team wee boven jezelf uit stijgt.

Het teamontwikkelingstraject van drie teamdagen was een begin. Een streep onder wat was, een opening naar wat kon komen. En nu, twee jaar later, groeien die zaadjes nog steeds.

Het verhaal van Koen en ECHO is geen uitzondering. Dat is wat mogelijk wordt wanneer je als leider investeert in je team én in jezelf. Misschien herken je Koen’s worsteling: het gevoel dat je reactief bezig bent in plaats van proactief, of dat je langzaam de verbinding met je team aan het verliezen bent. Door ruimte te maken om samen stil te staan, zie je meer en ontstaan er nieuwe kansen.

Deze aanpak is iets voor jou en je team als je:

• Als leidinggevende wilt groeien in coachend leiderschap

• Aan een cultuur wilt werken waarin iedereen kan bijdragen

• Meer durft stil te staan om vooruitgang te kunnen boeken

Benieuwd of deze werkwijze bij jou en je organisatie past? Neem gerust contact op voor een vrijblijvend gesprek. Of wil je eerst horen hoe Koen het zelf heeft ervaren? Ik verbind je graag met hem voor een eerlijk gesprek van ondernemer tot ondernemer.