Mi sistema de productividad personal

La primera vez que escuche la expresión productividad personal estaba navegando por internet en busca de una forma de organizar todo lo que tenía que hacer. Acababa de promocionar y el nuevo puesto me requería mucho más de lo que estaba acostumbrado. De repente, mi día a día se llenaba de tareas que completar y el estrés se había apoderado de mi. No tenía un sistema; no tenía nada en lo que apoyarme para poder capear la avalancha de emails, proyectos, y tareas que cada día me abordaban. Como casi todas las personas, mi forma de organizarme era puramente natural. Iba saltando de una cosa a otra en función de lo que mi cerebro me decía que tenía que hacer. Y eso no es ni productivo, ni sano. No tenia una lista de lo que tenía que hacer, mi bandeja de entrada del correo era un desastre con decenas de correos sin leer, y sentía que cada vez tenía mas cosas que hacer y no llegaba a todo.

Todo esto fue hace más de 15 años, y en todo este tiempo mi sistema ha evolucionado, como debe ser. He probado herramientas e implementado nuevos hábitos y eliminado otros. He pulido ciertos aspectos y he tenido que adaptar mi sistema a nuevas posiciones y responsabilidades. Y eso es lo bueno y la característica principal de un buen sistema de productividad, la capacidad de adaptación y modelamiento a través del tiempo. Por eso el sistema que uso hoy en día (el que he ido puliendo con los años) no tiene nada que ver con el que empecé y seguro que es diferente al de dentro de unos años. El sistema que te voy a enseñar (de manera resumida) es el resultado de todos estos años de probar y experimentar.

He logrado un sistema con el que estoy a gusto y en el que confío (otra de las características principales de un buen sistema). Lo he simplificado al máximo siguiendo la filosofía del minimalismo que tanto me gusta. Lo he dejado pulido pero con margen de mejora (eso siempre). Es un sistema que está adaptado a mi pero que en su columna vertebral podría adaptarse a cualquiera. Por eso te voy a enseñar cual es la base de mi sistema. Te voy a describir a grandes rasgos, qué hago, cómo lo hago y que utilizo.

Te recomiendo que guardes este artículo para consultarlo más adelante por si alguno de los hábitos, técnicas o sistemas encaja contigo.

Mi sistema de productividad está asentado en estos estos cuatro pilares:

• Claridad: Saber qué hago, por qué lo hago y qué es lo importante.

• Energía: Optimizar el descanso, entrenamiento físico y cuidar la alimentación.

• Enfoque: Control de la atención, reducir las distracciones y trabajar el foco y el estado de flow.

• Simplicidad: Eliminar lo innecesario, centrarse en lo importante y evitar la complejidad innecesaria.

Todas las técnicas y hábitos que utilizo están enfocados a desarrollar y trabajar cada uno de estos pilares y para ello, trabajo bajo estos principios:

• Organización personal.

• Gestión de la energía.

• Control de la atención.

• Utilización del tiempo.

• Nirvana HQ para organizar mis tareas, tanto diarias como periódicas. Es una herramienta desarrollada específicamente para GTD® pero no tienes porque conocer el método para usarla. Es muy simple y me permite anotar, gestionar todas mis tareas y proyectos.

• Libreta. Aquí anoto tanto las tareas que quiero completar en la semana (que saco de Nirvana HQ) como las que quiero sacar adelante cada día. Un checklist para estar enfocado. También me sirve para tomar la notas del día a día.

• Microsoft Notes para anotar y guardar la información de apoyo de mis proyectos y áreas de responsabilidad.

• Outlook como gestor de correo y agenda.

No necesito herramientas más complejas ni nada parecido. Incluso empecé con una simple libreta. Simple, fácil y sencillo.

Como ya he dicho, la base de mi método es GTD® y en esto me baso para organizar mis tareas. Para ello he determinado mis proyectos, es decir mis áreas de responsabilidad bajo las cuales están las tareas de cada uno:

• Proyecto 1

  • Tarea 1

  • Tarea 2

• Proyecto 2

  • Tarea 1

  • Tarea 2

Todas las tareas están anotadas en el mismo sitio: Nirvana HQ. Pero en este caso la herramienta no es lo importante, lo importante es interiorizar el método.

Cuando me llega una tarea nueva, ya sea por email o de cualquier otro medio, lo primero que hago es anotarla en mi gestor. Si puedo asociarla a un proyecto lo hago y si no se queda como tarea independiente.

Allí tengo todas mis tareas e incluso de las tareas periódicas ya que tiene recordatorios específicos para estas tareas (diarias, mensuales, semestrales, anuales…). Mi mente está relajada porque no tiene que recordar nada.

Al empezar la semana reviso mi lista de tareas e identifico que es lo que quiero lograr durante la semana. Tener esta visión tan amplia me permite planificar mejor mi día a día en función de lo que quiero obtener al final de la semana. Anoto una lista de todas las tareas que quiero completar en mi libreta (la escritura a mano me permite interiorizar más mi trabajo).

Planificación diaria

Cada día, reviso la lista de tareas de mi planificación semanal y elijo dos o tres a las que quiero dedicar mi día. Las elijo en función del tiempo y energía disponible (como verás en el apartado siguiente). No es lo mismo un día en el que tienes muchas reuniones o que no has descansado bien que otro en el que no tienes nada agendado y encima has dormido como un bebé. Planificar el día exige parar a reflexionar y ser consciente del momento presente para ser lo mas eficiente posible.

Como ya he escrito antes el nivel de energía que disponemos fluctúa cada día. Por esto es tan importante trabajar en rutinas personales que nos proporcionen la máxima energía cada día. Si notas que todos los días te levantas cansado o cansada algo no estás haciendo correctamente y deberías evaluar y hacer cambios.

Lo que comes, lo que bebes y cuanto descansas repercute en tu rendimiento al día siguiente. Esto aunque es bien sabido, es poco tenido en cuenta. Uno de mi hábitos preferidos es que no miro pantallas tras la cena. Simplemente descanso y antes de dormir leo. Duermo entre 7-8 horas al día, casi sin excepción. Para mi es el hábito más importante. El cambio en tu descanso es brutal. Hace muchos años que no tomo cafeína ni estimulantes, ni siquiera en el café de por la mañana. No lo necesito. He acostumbrado a mi cuerpo a funcionar sin ese chute. Duermo muy bien y me levanto con energía (algunos días más y otros menos pero es normal).

Cada día elijo las tareas en función del tiempo y la energía que dispongo. Esto es algo que aprendí de GTD® y que mas tarde he ido comprobando que es la mejor práctica para evitar frustraciones y estrés innecesario. Debes interiorizar que no siempre vas a a estar al 100 %. Es inevitable. Por eso, no sobrecargarte de tareas los días en los que no estas a tope y conocer a su vez tus horas de máximo rendimiento debe ser una prioridad para lograr un día productivo y feliz. No te frustres sí un día haces menos de lo que querrías, si tu sistema funciona esto no debe ser un problema. En cambio, aprovecha los días que estás al 100 %, avanza todo lo que puedas.

Un buen estado de forma es fundamental. Cada semana entreno para mantener no solo mi cuerpo en forma sino también mi mente. Para ello, corro habitualmente (3 - 4 días a la semana). Me gustan las largas distancias (maratón) donde puedo trabajar en los rangos aeróbicos que me proporcionan resistencia y entreno la fuerza, un pilar fundamental. Con esto consigo obtener resistencia física que va a ayudar a retrasar mi sensación de cansancio en cualquier ámbito. Un cuerpo fuerte y resistente ayuda a paliar momentos de estrés y a mejorar el rendimiento en todas las áreas de tu vida.

Las interrupciones son parte del día a día. Cada vez estamos expuestos a más y más fuentes de distracción pero la mayoría de ellas son evitables. Esto es lo que utilizo para poder mantener mi concentración a raya:

• Trabajo centrado en una sola cosa. (Qué fácil es decirlo ¿eh?) Elijo una tarea y me centro en ella. Apago el email, alejo mi smartphone y me pongo a ello. A veces, hasta descuelgo el teléfono fijo para que no puedan interrumpirme.

• Trabajo con el correo electrónico cerrado. La mayoría de nosotros lo primero que hacemos en abrir el email y empezar a gestionar las correos. Y después, lo dejamos abierto y en cuanto nos llega una notificación inmediatamente lo abrimos y contestamos. Esto nos impide mantener una concentración adecuada en las tareas que realmente importan. Para evitar esto, solo consulto y proceso el correo durante determinados momentos al día. Si la tarea que en la que estoy trabajando requiere tenerlo abierto evito procesar cualquier notificación hasta que decido acabar con lo que estoy haciendo tras un breve descanso.

• Creo el ambiente adecuado. Busco silencio, aislamiento, música ambiente, orden, limpieza visual o lo que pueda en ese momento para favorecer la concentración. Si vives o trabajas en un ambiente caótico va a ser muy complicado que te concentres.

• Dejo el teléfono a un lado. Quizá sea el elemento que más consultamos a lo largo del día. He logrado que no sea una fuente de autosabotaje simplemente interiorizando que todo el tiempo que dedico a mirarlo no lo dedico a lo que tengo que hacer. Esto no es fácil pero hay algún truco que utilizo. Me lo pongo difícil: lo dejo lejos de mi alcance o escondido y si la tentación aparece ya tengo una barrera inicial para evitar consultarlo. Crea tus barreras y respétalas.

Siempre he sido defensor de la teoría de que el tiempo no se gestiona, se usa de una manera eficiente o no. En esto soy bastante flexible. Sabiendo qué es lo que tengo que hacer (planificación diaria), los compromisos que tengo agendados cada día (como por ejemplo, reuniones) y los descansos que quiero tomar, todo es bastante fácil. La simplicidad en este caso juega un papel fundamental. Si queremos usar cada minuto, si queremos planificar cada segundo, al final sentiremos que el tiempo nos aprieta y no dejaremos respirar a nuestra mente. Es todo mucho más fácil: si sabes lo que tienes que hacer, hazlo lo más concentrado posible.

Durante un tiempo utilicé el time-blocking para organizar mi día a día pero vi que era demasiado encorsetado para mi. Simplemente elijo una tarea y me pongo a ello. Tengo establecidos una serie de hábitos que me ayudan a utilizar el tiempo de manera más eficiente sin generar estrés.

El día lo comienzo con lo que llamo empezar ganando. Antes de abrir el correo avanzo una tarea, ya sea grande o pequeña. La primera hora me dedico única y exclusivamente a ella. La avanzo lo que puedo y a partir de allí descanso y tras eso ya consulto el correo y lo proceso. Aquí te explico cómo lo hago.

Tras esto voy trabajando en las sucesivas tareas lo más enfocado posible (siempre con el correo cerrado). No paro a pensar el tiempo que dedico a cada una, cada cierto tiempo paro y descanso. Hay días que me encuentro con más energía con lo que continúo y otro que estoy más cansado o no tan fino mentalmente por tanto descanso más a menudo.

El correo electrónico es un tema aparte. Cada uno tenemos una relación diferente con él (casi nunca buena). Vemos como se acumulan día tras día en la bandeja de entrada correos sin leer, y cada vez que procesas unos cuantos otros llenan ese espacio. Parece que nunca acaba y temes que alguno importante se pierda por el camino. La gestión del correo electrónico con la mentalidad de Inbox Cero es uno de mis mayores logros (o al menos eso creo). No cabría aquí, en la edición de hoy, explicar cómo lo hago (estoy preparando una especial para esto) pero a grandes rasgos esto es lo que hago para poder acabar el día con la bandeja de entrada vacía.

• Proceso con agilidad los coreos. No me dedico a hacer lo que me piden al instante. Si algún correo implica una tarea, la anoto en mi lista de tareas y continuo.

• Uso la regla de los dos minutos: si cuando estoy procesando la bandeja de entrada noto que esa tarea me va a costar menos de dos minutos, la hago, sino la anoto.

• Uso las automatizaciones para eliminar los correo automáticos de notificaciones que no me sirven.

• Proceso el correo varias veces al día y dedico unos minutos sólo a eso. Después lo cierro y continuo con mis tareas.

• Gestiono los emails de manera minimalista. Solo tengo 3 carpetas:

  • Seguimiento: Para correos que he enviado y que requieren alguna respuesta por parte de alguien.

  • Soporte: Para correos con información de algun proyecto

  • Procesados: Carpeta donde van todos aquellos emails que ya he procesado. No borro ninguno. Si necesito algo uso el buscador del gestor. No lleno de carpetas diferente ni archivo por temas. Cuanto más simple, mejor.

Cada día, acabo mi jornada con todo procesado y listo para empezar al día siguiente. Si quieres ampliar este tema puedes leer esto.

La revisión semanal quizá sea la parte más importante del sistema. Es el pegamento que une las diferentes partes y lo que hacer que todo mi mundo esté controlado en todo momento. Todos los viernes dedico entre 30 minutos a una hora a repasar cada área, cada proyecto y cada tarea. Reviso el correo, los temas pendientes y mis notas. Escribo (a mano) el estado en el que está cada proyecto y en lo que debo centrarme en el futuro próximo. Me ayuda a mantener ese foco. Aquí explico con más detalle cómo hago esta revisión. Es lo que da sentido a todo lo demás. Sin esta revisión al final dejaría de confiar en el sistema.

Este es un pequeño rumen de mi forma de trabajar. Como ves es bastante simple pero esa simplicidad ha llevado tiempo de desarrollo personal.

Al final un sistema se tiene que adaptar a cada uno. Somos diferentes pero a la vez vivimos bajo las mismas motivaciones y nuestra mente funciona de manera parecida. Los principios de planificación natural deben ser la base para poder organizar nuestro día a día y poder abarcar todo lo que tenemos que hacer. Al final, ni las herramientas ni siquiera el sistema es lo más importante. Lo que de verdad importa es la mentalidad que desarrollamos para poder lidiar con lo que tenemos que hacer. Dejar de centrarnos en lo que no aporta valor y centrarnos en nuestro trabajo real. Y sobre todo, dejar de darle tanta importancia a las cosas que no la tienen. Debemos bajar el nivel de exigencia (auto-exigencia). En la mayoría de los casos el estrés viene porque nos ponemos metas y objetivos demasiado exigentes y le damos una importancia desmedida a las consecuencias de no llegar a todo.

Simplifica, enfócate y disfruta con el camino.

Un abrazo,

Carlos.

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El Metodo Slow es una ‘newsletter’ sencilla para leer tranquilamente. Está escrita desde mi cabeza y mi corazón para aportar valor a tu vida. Son pequeñas píldoras semanales sobre todo lo que he aprendido y lo que he sigo aprendiendo para lograr una vida mejor. Un complemento a lo que escribo en el blog para que lo consumas con calma. Quiero que te aporte valor. Pequeños conceptos pero muy valiosos. Además, he seleccionado cuidadosamente los recursos que te propondré teniendo en cuenta la calidad y el grado de valor. No me gusta perder el tiempo con cosas que no aportan nada.

Cero ruido.

Menos es más.