17 συμβουλές διαχείρισης χρόνου για την επίτευξη των στόχων σου

Μία από τις πιο αποτελεσματικές δεξιότητες που μπορείς να έχεις στη ζωή είναι η δυναμική και αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου. Αν δεν διαχειρίζεσαι σωστά τον χρόνο σου, δεν υπάρχει περίπτωση να πετύχεις τους στόχους σου στη δουλειά και στη ζωή. Σίγουρα, μπορεί να σημειώσεις κάποια πρόοδο. Όμως η διαχείριση του χρόνου σου θα είναι ένας συνεχής αγώνας αν δεν τον πάρεις στα σοβαρά.

1. Συνειδητοποίησε ότι η διαχείριση του χρόνου είναι ένας μύθος

Το πρώτο πράγμα που πρέπει να καταλάβεις για τη διαχείριση του χρόνου είναι ότι, ανεξάρτητα από το πόσο οργανωμένοι είμαστε, υπάρχουν πάντα μόνο 24 ώρες σε μια μέρα. Ο χρόνος δεν αλλάζει. Το μόνο που μπορούμε πραγματικά να διαχειριστούμε είναι ο εαυτός μας και το τι κάνουμε με τον χρόνο που διαθέτουμε. Εκτίμησέ το αυτό. Εμπέδωσέ το. Και προχώρησε το συντομότερο δυνατό στην επόμενη συμβουλή.

2. Η ισορροπία είναι το κλειδί

Εάν σου λείπει η ισορροπία στη ζωή σου, αυτό θα σου προκαλέσει άγχος. Ακόμα κι αν είσαι σε θέση να ισορροπήσεις αποτελεσματικά τις ευθύνες σου, χωρίς τη σωστή ισορροπία θα φτάσεις τελικά στα όριά σου. Επομένως, είναι σημαντικό όχι μόνο να ακολουθείς ένα σύστημα που θα σε βοηθήσει να διεκπεραιώνεις τις υποχρεώσεις σου, αλλά και ένα όπου θα δίνεις προτεραιότητα στον προσωπικό και οικογενειακό σου χρόνο.

3. Θέσε στόχους με τον σωστό τρόπο

Υπάρχει σωστός και λάθος τρόπος για να θέσεις στόχους. Αν δεν το κάνεις σωστά, θα καταλήξεις με στόχους που δεν σε οδηγούν πουθενά και έτσι θα χάσεις την πορεία σου. Αλλά όταν τους θέτεις με τον σωστό τρόπο, sky is the limit. Χρησιμοποίησε τη μέθοδο στοχοθεσίας SMART για να σε βοηθήσει να οργανωθείς. Και όταν θέσεις αυτούς τους στόχους, βεβαιώσου ότι έχεις ισχυρό, βαθύ κίνητρο για να τους πετύχεις.

4. Βρες ένα καλό σύστημα διαχείρισης χρόνου

Μία από τις συμβουλές για τη διαχείριση του χρόνου σου είναι να βρεις το κατάλληλο σύστημα για να το κάνεις πραγματικά. Το σύστημα διαχείρισης χρόνου των τεταρτημορίων είναι ίσως το πιο αποτελεσματικό. Χωρίζει τις δραστηριότητές σου σε τέσσερα τεταρτημόρια με βάση το πόσο επείγουσες και σημαντικές είναι. Τα πράγματα είναι είτε επείγοντα, είτε σημαντικά, είτε και τα δύο, είτε κανένα από τα δύο.

5. Έλεγξε τον χρόνο σου για επτά συνεχόμενες ημέρες

Αφιέρωσε επτά συνεχόμενες ημέρες για να αξιολογήσεις πώς περνάς τον χρόνο που διαθέτεις αυτή τη στιγμή. Τι κάνεις; Κατάγραψέ το σε ένα ημερολόγιο ή στο τηλέφωνό σου. Χώρισέ το σε τμήματα των 30 λεπτών ή της μίας ώρας. Τι κατάφερες να κάνεις; Ήταν χαμένος χρόνος; Τον πέρασες εποικοδομητικά; Εάν χρησιμοποιείς το σύστημα των τεταρτημορίων, κύκλωσε ή κατάγραψε το τεταρτημόριο με το οποίο σχετιζόταν η δραστηριότητα. Στο τέλος των επτά ημερών, άθροισε όλους τους αριθμούς. Πού πέρασες τον περισσότερο χρόνο; Σε ποια τεταρτημόρια; Τα αποτελέσματα μπορεί να σε σοκάρουν.

6. Αφιέρωσε τα πρωινά σου στις πιο σημαντικές εργασίες

Ο Mark Twain είπε κάποτε: “Αν η δουλειά σου είναι να φας έναν βάτραχο, είναι καλύτερο να το κάνεις πρώτο το πρωί. Και αν η δουλειά σου είναι να φας δύο βατράχους, είναι καλύτερο να φας τον μεγαλύτερο πρώτα.” Το νόημά του; Αντιμετώπισε τις μεγαλύτερες εργασίες σου το πρωί. Αυτές είναι οι πιο σημαντικές εργασίες της ημέρας σου. Η ολοκλήρωσή τους θα σου δώσει τη μεγαλύτερη ώθηση για να σε βοηθήσει να διαπλεύσεις ομαλά το υπόλοιπο της ημέρας.

7. Ακολούθησε τον κανόνα 80-20

Μια άλλη εξαιρετική συμβουλή διαχείρισης χρόνου είναι να χρησιμοποιήσεις τον Κανόνα 80-20, γνωστό και ως Αρχή του Pareto. Αυτός ο κανόνας δηλώνει ότι το 80% των προσπαθειών προέρχεται από το 20% των αποτελεσμάτων. Στις πωλήσεις, σημαίνει επίσης ότι το 80% των πωλήσεων προέρχεται από το 20% των πελατών. Το κόλπο; Εντόπισε το 20% των προσπαθειών που παράγουν το 80% των αποτελεσμάτων και επέκτεινέ το. Μπορείς να το κάνεις αυτό με σχολαστική παρακολούθηση και ανάλυση.

8. Εδραίωσε «βασικές συνήθειες» στη ζωή σου

Ο Charles Duhigg επινόησε εύστοχα τον όρο της «βασικής συνήθειας» στο βιβλίο του με τίτλο, Η Δύναμη της Συνήθειας. Στην αρχιτεκτονική, ο ακρογωνιαίος λίθος είναι η πέτρα που κρατά όλες τις άλλες στη θέση τους. Ομοίως, οι βασικές συνήθειες δεν δημιουργούν μόνο άλλες καλές συνήθειες, εξαλείφουν και τις κακές. Επικεντρώσου σε αυτές και θα δεις βελτίωση τόσο στη διαχείριση του χρόνου σου όσο και στην ανάπτυξη νέων συνηθειών. Όπως πολλοί από τους μαθητές μου θα θυμούνται, μου αρέσει να παραθέτω (λανθασμένα) τον Αριστοτέλη πάνω σε αυτό: “Είμαστε αυτό που κάνουμε επανειλημμένα. Η αριστεία ...δεν είναι μια πράξη, αλλά μια συνήθεια”.

9. Εξάλειψε τις κακές συνήθειες

Μία από τις μεγαλύτερες σπατάλες χρόνου που έχουμε είναι οι κακές μας συνήθειες. Είτε πρόκειται για ατελείωτη παρακολούθηση στο Netflix, υπερβολικό σερφάρισμα στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, παιχνίδια, συχνές εξόδους για ποτό με φίλους ή ούτω καθεξής, αυτές οι κακές συνήθειες αφαιρούν τον πολύτιμο λίγο χρόνο που διαθέτουμε. Χρησιμοποίησε τον χρόνο σου σοφά, εξαλείφοντας τις κακές σου συνήθειες, αν ενδιαφέρεσαι σοβαρά να πετύχεις μεγάλους στόχους στη ζωή.

10. Προγραμμάτισε χρόνους για απάντηση στα email

Απενεργοποίησε τα email σου κατά τη διάρκεια της ημέρας. Όταν τα email σου καταφθάνουν σωρηδόν, είναι εύκολο να αποσπαστεί η προσοχή σου. Προγραμμάτισε χρόνο για να διαβάζεις και να απαντάς στα email. Αν υπάρχει κάτι επείγον, κάποιος θα σε καλέσει ή θα σου στείλει μήνυμα. Αλλά όταν έχεις το email σου ανοιχτό, αυτοί οι περισπασμοί διακόπτουν τη ροή των σκέψεών σου και είναι πιο δύσκολο να επανέλθεις.

11. Κάνε συχνά διαλείμματα όταν εργάζεσαι

Μια μελέτη προτείνει ότι πρέπει να εργάζεσαι για 50 λεπτά και να κάνεις διάλειμμα 10, και σύμφωνα με την εμπειρία μου ως δάσκαλος, αυτό ισχύει! Μπορεί να μην έχεις την πολυτέλεια να το κάνεις. Αλλά θα πρέπει να κάνεις συχνά διαλείμματα. Αν είσαι επιχειρηματίας και εργάζεσαι για τον εαυτό σου, αυτό είναι κρίσιμο. Είναι εύκολο να λειτουργείς εξαντλημένος και να μην το ξέρεις καν. Διατήρησε τις νοητικές, συναισθηματικές και σωματικές σου καταστάσεις σε κορυφαία επίπεδα κάνοντας συχνά διαλείμματα.

12. Διαλογίσου ή γυμνάσου κάθε πρωί

Μπορεί να μην πιστεύεις ότι αυτό θα βοηθήσει στην καλύτερη διαχείριση του χρόνου σου, αλλά ο διαλογισμός και η γυμναστική κάθε πρωί σου προσφέρουν ισορροπία. Κόψε τις τοξίνες από τη ζωή σου, κάντο συνειδητά και παρακολούθησε την ενέργεια, την αντοχή και τη νοητική σου εστίαση να κάνουν μια δραστική αλλαγή.

13. Φτιάξε λίστες εργασιών (to-do lists)

Κάθε πρωί φτιάξε μια λίστα για την ημέρα. Κοίταξε τους στόχους σου και αποφάσισε τι μπορείς να κάνεις σήμερα για να πλησιάσεις σε αυτούς. Έτσι θέτεις ουσιαστικά μικρούς καθημερινούς στόχους που είναι πιο εύκολο να επιτευχθούν και σε κρατούν σε τροχιά προς τους μεγαλύτερους.

14. Βρες έναν μέντορα που μπορεί να σε καθοδηγήσει

Η εύρεση ενός μέντορα είναι κρίσιμη. Είναι εύκολο να αποσπαστεί η προσοχή σου και να αποθαρρυνθείς όταν δεν έχεις κάποιο άτομο να σε καθοδηγεί. Αλλά όταν μπορείς να βασιστείς προσωπικά σε κάποιον που μπορεί να σε βοηθήσει να πετύχεις τους στόχους σου, είναι πιο εύκολο να παραμείνεις σε σωστή πορεία με τον χρόνο σου. Βρες έναν καλό μέντορα που μπορεί να σε βοηθήσει στην πορεία σου.

15. Απενεργοποίησε τις ειδοποιήσεις από τις εφαρμογές των μέσων κοινωνικής δικτύωσης

Οι ακατάπαυστες ειδοποιήσεις των εφαρμογών κοινωνικής δικτύωσης δεν σε βοηθούν με τη διαχείριση του χρόνου σου. Σίγουρα σε βλάπτουν. Απενεργοποίησέ τις. Δεν χρειάζεσαι ειδοποιήσεις κάθε στιγμή ή να ξέρεις ό,τι συμβαίνει με τους φίλους σου. Δεν είναι σημαντικό. Αυτό που είναι πιο σημαντικό είναι να έχεις μια ηρεμία στο μυαλό σου και να μπορείς να εστιάσεις καλύτερα στην εργασία που έχεις μπροστά σου.

16. Ξεκαθάρισε και οργάνωσε

Έρευνες έχουν καθορίσει ότι η ακαταστασία στο περιβάλλον μας, μας κάνει να χάνουμε τη συγκέντρωσή μας. Όταν χάνουμε τη συγκέντρωσή μας, χάνουμε χρόνο. Αν θέλεις να το αποφύγεις αυτό, ξεκαθάρισε και οργάνωσε. Μην το κάνεις όλο μεμιάς. Ξεκίνα σιγά-σιγά. Ένα συρτάρι σήμερα. Ένα ράφι αύριο. Ίσως μια ντουλάπα την επόμενη μέρα. Απλώς ένα την ημέρα. Χτίζεις δυναμική και τελικά βρίσκεις τον εαυτό σου να μετατρέπεται σε έναν ειδικό οργάνωσης.

17. Βρες έμπνευση

Στρέψου σε ομιλίες TED και σε οποιαδήποτε άλλη πηγή έμπνευσης (π.χ. τα μαθήματα Αγγλικών!) στην οποία μπορείς να στραφείς όταν σου λείπει η έμπνευση. Είναι δύσκολο να παραμείνεις σε τροχιά με τον χρόνο σου όταν χάνεις αυτή την εσωτερική ορμή. Βρες τρόπους με τους οποίους μπορείς να ανάψεις ξανά τη φλόγα, εστιάζοντας σε εμπνευσμένο περιεχόμενο και αναζητώντας άλλους που έχουν επιτύχει μεγάλους στόχους.

Εδώ είναι μια εξαιρετική ομιλία για τη διαχείριση χρόνου από το TEDx.

Αυτό το άρθρο προσαρμόστηκε (αρκετά!) από τον M. Robbs από την ιστοσελίδα https://www.entrepreneur.com