[20/52] L'agence d'événements vous a envoyé trois concepts. Lequel choisir ?

Salut,

Numéro 20 de mon exploration de l’événement parfait.

Celui-là, je l’écris pour un moment précis.

Normalement, je suis du côté de celui qui conçoit et scénarise.

Là, j’ai décidé de me mettre à la place de ceux qui reçoivent ce que j’ai conçu.
C’est vous !

Vous avez reçu les propositions de l’agence. Trois concepts. Trois PPT bien construits. De belles idées avec des visuels léchés. Des mots comme “immersion”, “rupture”, “voyage”.

Vous relisez les trois.

Vous avez une préférence. Vous ne savez pas vraiment pourquoi.

Et dans 48 heures, vous devez présenter votre choix en CODIR.

Ce moment-là, tout le monde le connaît.

Mais comment faire pour bien choisir ?

Souvent, il n’y a pas de grille d’évaluation (Il faudrait qu’il y ait des objectifs pour cet événement, mais qu’elle ait été travaillée et partagée aux agences).

Souvent il n’y a pas de méthode pour le traverser autrement qu’avec son instinct.

C’est le sujet de ce numéro.

Le vrai problème

On évalue un concept sur ce qu’il inspire.

Pas sur ce qu’il structure. Ni sur ca capacité à donner envie d’agir.
J’en parlais avec une journaliste animatrice jeudi midi.

Bref, sans structure, c’est un piège. Parce qu’un concept peut être beau et creux. Excitant et inapplicable. Vendeur en PPT et impossible à tenir pendant huit heures face à 300 personnes.

L’agence a fait son travail. Elle a rendu quelque chose de séduisant. Mais séduisant n’est pas structurant.

Et la différence entre les deux, vous la payez le jour J. Et elle vous coûte bien plus chére que l’événement lui même. Vous payez ça sur des mois aprés.

Parfois trois semaines avant, quand vous essayez de remplir le conducteur et que l’idée ne tient plus rien.

La question que personne ne pose

Quand on évalue un concept d’événement, on demande souvent : “est-ce que ça correspond à nos valeurs ? Est-ce que c’est original ? Est-ce que ça va plaire aux équipes ? Est-ce que la soirée est bien ? Est-ce que le lieu est sympa et fait la différence ?”

Ce sont de bonnes questions. Mais elles ne disent pas si le concept tient.

La vraie question, c’est celle-ci.

Jusqu’où ce concept peut-il monter ?

La pyramide comme grille de lecture

Depuis plusieurs années, j’utilise une pyramide à cinq niveaux pour analyser les événements que je conçois. Je l’utilise aussi pour évaluer ce qu’on me soumet.

Elle ne sert pas à noter. Elle sert à voir.

Un concept de niveau 1 ou 2 : il habille. Il donne un nom, une charte graphique, une ambiance visuelle. C’est nécessaire. Ce n’est pas suffisant.

Un concept de niveau 3 : il raconte. Il y a un fil narratif. Un début, un milieu, une fin. La salle suit une histoire.

Un concept de niveau 4 : il engage. Il change ce que les participants font, pas seulement ce qu’ils voient. Ils ne sont plus spectateurs.

Un concept de niveau 5 : il transforme. Les participants repartent auteurs de quelque chose. Il y a un avant et un après mesurable.

Quand vous recevez trois concepts, posez-leur cette question à chacun : jusqu’à quel niveau monte-t-il vraiment ?

Pas dans le PDF. Dans la réalité du jour J.

Les 4 questions à faire passer à chaque concept

Ce sont des tests simples. Vous pouvez les faire seule, en trente minutes, avant votre présentation en CODIR.

Question 1 : est-ce que ce concept change quelque chose dans le discours d’ouverture ?

Pas dans le titre projeté derrière le DG. Dans ce qu’il dit. Dans l’ordre dans lequel il dit les choses. Dans le ton qu’il prend.

Si le concept ne change rien à la prise de parole d’ouverture, c’est qu’il n’a pas de colonne vertébrale narrative. Il habille. Il ne structure pas.

Question 2 : est-ce que ce concept change quelque chose dans les ateliers ?

Un vrai concept se décline. Il change le format des séquences participatives, les questions posées aux groupes, la façon dont on restitue.

Si vous pouvez remplacer le nom du concept par n’importe quel autre sans que les ateliers changent, ce n’est pas un concept. C’est un thème.

Question 3 : est-ce que ce concept change encore quelque chose à 22h, au dîner ?

C’est ma question préférée.

Parce qu’elle est impitoyable.

La soirée est le moment où les contraintes du programme disparaissent. S’il ne reste rien du concept à ce moment-là, c’est qu’il n’avait pas de vie propre. Il vivait sous perfusion du conducteur.

Un concept fort continue à produire quand personne ne le pilote plus.

Question 4 : est-ce que ce concept peut nourrir vos communications dans les six mois qui suivent ?

C’est la question que les agences posent rarement. Et que vous devriez poser systématiquement.

Un événement ne vit pas seul. Il s’inscrit dans un plan de communication. Il précède des prises de parole, des newsletters internes, des réunions d’équipe.

Si le concept disparaît dès que la salle se vide, vous avez organisé un moment. Pas un levier.

Un bon concept donne du carburant. Le titre de la réunion de suivi. L’angle de la communication post-événement. Le mot que le DG reprend en CODIR trois mois plus tard sans même s’en rendre compte.

Un exemple concret

Imaginons une DirCom dans l’agroalimentaire. Convention nationale. 400 personnes. Contexte de transformation : nouvelle organisation commerciale, nouveaux territoires, nouvelles façons de travailler ensemble.

L’agence propose trois concepts. (un jour je ferai une vidéo sur comme je conçois un événement qui fait agir dés le lundi matin. Là, j’ai conscience qu’il faudrait que je développe bien plus, mais c’est pour l’exemple )

Le premier s’appelle “Ensemble, plus loin.” Joli. Universel. Applicable à n’importe quelle entreprise, n’importe quelle année. Il passe les questions 1 et 2 à peu près. Il ne passe pas la question 3. Et il est totalement inutilisable en question 4, parce qu’il ne dit rien de spécifique.

Le deuxième s’appelle “Le territoire de demain.” Ancré dans le métier. Il y a une carte, une métaphore géographique, des “zones à explorer.” C’est plus concret. Il passe les quatre questions. La DirCom peut encore en parler six mois après sous la forme d’un point d’étape : “Où en sommes-nous dans notre territoire ?”

Le troisième s’appelle “Ce que nous avons construit.” Il part du passé pour aller vers l’avenir. Il est émotionnellement fort. Mais il regarde en arrière. La question 4 lui pose problème : comment communiquer dans les six mois suivants à partir d’un concept ancré dans le passé ?

Le deuxième concept gagne. Pas parce qu’il est le plus beau. Parce qu’il est le seul à tenir les quatre questions.

Et maintenant la DirCom peut expliquer son choix à son DG avec autre chose que “je sens que c’est le bon.”

Là, l’événement montre sa valeur. Pas juste le jour J, mais sur l’après, sur son impact.

Ce qu’il faut retenir

Un concept événementiel n’est pas une idée qui sonne bien.

C’est une idée qui gouverne tout. Le discours d’ouverture. Les ateliers. Le dîner. Et les six mois qui suivent.

Quand vous recevez des propositions, ne demandez pas laquelle est la plus originale.

Demandez laquelle tient debout quand on enlève les visuels.

C’est celle-là, le bon concept.

La question de la semaine

La prochaine fois que vous évaluez un concept, quelle est la question qui vous fait le plus douter ?

Envoyez-moi votre réponse.

A vendredi prochain.

Benoît

PS : Si vous voulez passer vos prochaines propositions d’agence à travers cette grille ensemble, répondez à cet email. Une heure suffit souvent pour y voir beaucoup plus clair.

PPS : Numéro 21 : vous avez construit le concept vous-même. Sans agence. Comment savoir s’il tient vraiment ? La même grille, appliquée différemment.