Como uso o Notion para gerenciar clientes do meu clube de membros

Devo ter mencionado, em alguns dos meus lamentos, como a montanha-russa financeira de uma freelancer me faz querer dar um tapa na cara da Anna do passado que inventou de seguir esse caminho. Mas o lado bom da minha profissão é que, com os temperos certos de curiosidade, consigo encontrar e testar soluções.

Pois muito bem, minha solução para fidelizar clientes foi criar planos mensais, onde os meus clientes membros têm acesso a um painel para solicitar tarefas que devo executar mensalmente de acordo com o plano que pagam. O famoso membership ou clube de membros — prefiro a versão em português mesmo.

Embora isso me garanta uma grana fixa de forma organizada, também me força a lidar com um volume relativamente alto de tarefas, afinal toda magia tem um preço. Sabendo disso, reorganizei meu Notion para dar conta de tudo e, no meio do caminho, tentar não endoidar. Deixa eu te mostrar como ficou.

Tudo começa pelo fluxo de entrada e processamento de tarefas

A ideia é basicamente ter um espaço para cada cliente onde a pessoa pode solicitar e acompanhar o fluxo das tarefas que me passa. Elaborei três planos, cada um com um número de tarefas específico por mês — afinal, só tenho eu na equipe… por enquanto.

Para isso criei um template de gestão de projetos (imagem abaixo com link para download) caso você deseje experimentar.

Duplicar o Template

Funciona assim:

1. No espaço principal, só eu tenho acesso e posso visualizar meus clientes, a data de vencimento do contrato — ou seja, quando no mês vão me pagar —, se o pagamento foi realizado e o valor do contrato.

2. Dentro de cada página de cliente, visualizo mais detalhes sobre a contratação, o banco de dados com as solicitações do cliente (que é a única parte compartilhada com eles) e um espaço para eu colocar anotações das reuniões, documentos etc.

Como o cliente vai usar o espaço

No banco de dados compartilhado apenas com meu cliente ou sua equipe, ficam as solicitações deles. No momento, o Notion não tem a função de limitação de tarefas de forma automática, que pudesse ser renovada no mês, então, esse ponto, preciso deixar claro para o meu cliente a limitação de número de solicitações de acordo com o contrato: se foi acordado 4 por mês, mesmo que tenha 10 na coluna “não iniciada”, as 6 últimas ficam para o mês seguinte. Por sinal, isso precisa estar bem claro no contrato.

E como raios processo isso tudo

Aqui entra o segredo, não tão secreto: o espaço Minhas Tarefas nativo do Notion. Esse não é um template — é um recurso que eu particularmente mal usava, porque até então concentrava todas as minhas atividades no meu template de Agenda. Porém, para esse formato de gestão de projetos, o espaço passa a fazer sentido na minha rotina.

Como usar:

1. No espaço que você quer que apareça em Minhas Tarefas, clique no ícone de configurações → depois em Mais configurações → então clique em Transformar em tarefas. Pronto, esse banco de dados vai para a lista do espaço.

2. Lá em Minhas Tarefas, certifique-se de adicionar as visualizações. Clique em configurações → depois em Fontes de tarefas → e selecione o banco de dados que você acabou de enviar para lá.

3. Faça isso com todos os clientes da sua lista, assim todas as tarefas aparecem nessa página e você pode ir processando conforme as datas.

Claro que o controle da quantidade ainda vai ser manual. A dica é manter a documentação atualizada, para que você tenha o controle e mostre o que foi feito para o cliente em um relatório mensal. Assim tudo fica claro para todo mundo e em ordem.

E assim encontrei uma forma de fidelizar os meus clientes. Claro que, pela minha saúde mental, não posso abrir totalmente esse clube de membros — só dou conta de um número limitado por mês. E no momento está fechado. Maaas, caso você tenha interesse em participar, clica aqui para saber como.

Fila de espera da o Clube de membros

Mais uma vez, muitíssimo obrigada pela companhia essa semana. Nos vemos em breve. Até lá, fica bem 💜