Quand le savoir disparait

J’étais un peu malade la semaine dernière et un peu surchargé donc la newsletter est passée à la trappe, me revoici.

Si vous ne le faites pas déjà, en plus de lire Adaptable(s), vous pouvez :

• organiser une MADRE (rien à voir avec les mamans), c’est à dire utiliser notre Méthode d’Aide à la Décision pour la Résilience d’Entreprise. Cela vous permet d’identifier les vulnérabilités de votre entreprise et d’en ressortir avec un plan d’action clair pour améliorer votre résilience, le tout peut être pris en charge par les OPCO, RDV ici pour en discuter.

• écouter Radio Circulab sur votre appli de podcast préférée.

• télécharger des outils Circulab pour changer de point de vue sur vos problématiques.

  Fini la promo, place à la lettre de la semaine.

Octobre 2024, après plusieurs relances pour m’accorder un RDV, je suis reçu par le Maire d’un beau village sur le littoral de Loire-Atlantique que je connais bien. L’idée pour moi est de comprendre comment un village soumis de plus en plus aux évènements météorologiques, entre autres, parvient à y faire face. M. Le Maire est accompagné de la Directrice Générale des Services de la commune.

On en vient à ce sujet précis et je pose la question : “Mais quand il y a une tempête annoncée, comment ça se passe ?”
”Le problème c’est que maintenant l’État prend toutes les précautions avec les tempêtes donc au moindre coup de vent, on reçoit une alerte du préfet si bien qu’on en a quasiment tous les deux jours maintenant… évidemment la plupart de ces alertes sont exagérées…” me répond le Maire.
”Mais alors comment vous faites le tri entre celles qui doivent être considérées sérieuses et les autres ?”
La DGS me répond “Et bien c’est très simple, on appelle Monsieur le Maire et il nous dit si on doit renforcer ou préparer tel ou tel dispositif.”
Un peu surpris, je demande : “Ah bon mais il n’y a que vous qui savez ?”
“Oui moi je suis l’enfant du village donc avec l’expérience, l’orientation du vent, les heures de marées, les coefficients ou les puissances de vents annoncés, je sais dire si l’alerte météo est sérieuse ou non et si ça peut faire des dégâts...” nous raconte le Maire.
J’ajoute un peu naïf : “Mais personne ne sait dire ça dans les services ?”
“Pas vraiment” répond la DGS.
“Mais comme c’est votre dernier mandat, comment feront-ils après votre départ?”
“Je ne sais pas, ils se démerderont.” conclut le Maire sur ce point.

Cette conclusion est un peu triste au vu des conséquences possibles par la suite. Maid force est de constater que là aussi, l’époque n’est pas suffisamment à la consolidation et au partage des expériences, encore un sujet de cohésion probablement…

L’élection municipale est maintenant passée, monsieur le Maire est parti et son précieux savoir avec. Cet exemple est typique de nombreuses organisations aujourd’hui. Que ce soit dans l’industrie, l’artisanat, les services ou peut-être même dans votre entreprise, le savoir est à la fois :

• très dispersé, chacun apprend de son côté, au fil de l'expérience, sans jamais formaliser ce qu'il acquiert.

• très concentré, les expériences accumulées au fur et à mesure sont de plus en plus pointues et difficiles à partager si bien que seules quelques personnes ont ces connaissances clés. Leur départ ou leur disparition peut remettre en question bien des processus de fonctionnement et faire régresser une organisation comme l’illustre ma discussion avec le Maire.

Prendre le temps d’écrire des manuels, de remplir des fiches ou d’expliquer à quelqu’un prend du temps. Et comme la plupart des entreprises sont prises par la pression du court terme, ce genre de tâches est peu encouragé, ni véritablement anticipé.

La force de l’habitude contribue à penser que tout restera tel quel dans le temps. “On sait faire” jusqu’au jour où le “on” est absent ou parti du jour au lendemain. Ajouté à cela que les outils pour rassembler ces savoir-faire ne sont pas toujours intuitifs ou faciles à compléter. À tel point que le jour où on a besoin de se référer à l’outil, s’il existe, celui-ci est rarement rempli correctement et amène plus de questions que de réponses précises.

Pourtant quand on y regarde de plus près, accumuler du savoir sans le matérialiser peut s’avérer très préjudiciable pour votre entreprise :

• cela entretient une dépendance forte à une personne si bien qu’en cas d’absence, vous pouvez vous retrouver bloqué ou d’autres ressources doivent compenser et donc négliger leurs autres tâches

• si cette personne part du jour au lendemain, vous devez recommencer à zéro. Vous perdez là aussi du temps et la certitude de pouvoir retrouver la compétence associée et donc la qualité qui va avec

• si la compétence est partie, vous êtes également pénalisés car sans solution pour former de nouvelles personnes.

Peu importe la taille de l’entreprise, ses sujets restent trop souvent sous-considérés. Pourtant, ils rentrent aussi pleinement dans les problématiques de résilience des entreprises.

Ce sujet me travaille depuis des années. En effet, Circulab s’est toujours développé à travers notre veille et les expériences vécues auprès de nos clients. À chaque départ, je ressens cette frustration en me disant que nous perdons des atouts précieux et qu’il faut reformer une personne, que cela va pendre du temps, etc.

Et après bien des tâtonnements, nous avons construit chez Circulab une réponse concrète à ce problème. La solution que nous avons développée permet de capturer, structurer et rendre accessible le savoir de l’équipes et des membres de la Circulab Community. Oui on va reparler d’IA.

Les membres de notre propre équipe l’utilisent au quotidien : ils gagnent du temps, s’appuient sur les expériences de Circulab accumulées depuis plus de 10 ans et montent en compétence bien plus vite qu’avant sur l’économie circulaire et la résilience des entreprises.

Aujourd’hui, ce n’est pas une suite de conseils pour améliorer votre adaptabilité mais une invitation que je vous transmets. Nous organisons un webinaire pour vous présenter une solution qui va changer le quotidien des chefs de projets, des professeurs/chercheurs ou encore les consultants intéressés par le sujet.

Pour recevoir l’invitation, je vous invite à vous inscrire sur le lien.

Au plaisir de vous y retrouver.

Si on vous a transmis ce mail, vous abonner pour recevoir les prochaines lettres chaque semaine

Partager

et si cela vous a plu, un petit ❤️ sur l’article ou un partage auprès de vos contacts me fera plaisir.