Trucjes

Het zit er dik in dat je deze vaardigheid in je volwassen leven harder nodig hebt dan figuurzagen, maar niemand leert je ooit hoe je met een mail krijgt wat je wilt. Hierbij zeven trucjes die ik mezelf heb moeten aanleren.

1. Stel je vraag direct na de aanhef, op een eigen regel. Je respecteert andermans tijd door éérst de vraag te geven en dan pas de context; dan hoeft zij niet detective te spelen. Zet de vraag ook (bondig) in het onderwerpveld: dan voelt ze de aandrang om te antwoorden nog voordat ze de mail heeft geopend.

2. De meest gemaakte fout in mails is langdradigheid. Niemand vindt het leuk om de inzichten uit een onnavolgbaar epistel in een apart document op te moeten schrijven. Wees die persoon niet. Korter is beter. Laat elk woord vechten voor zijn plek.

3. Wees speels. Een goede mail leest als een handgeschreven briefje, en maakt het alledaagse bijzonder. Doe je dit consistent, dan ben je die ene afzender naar wiens mails mensen uitkijken. Gebruik bijvoorbeeld af en toe een PS met een terloopse opmerking over een gedeelde interesse, of over werk dat je van iemand zag buiten het onderwerp van die mail om.

4. Vermijd onnodige formaliteiten. Wees beleefd, ja, maar ‘I hope you’re doing well’ en ‘I look forward to hearing your response’ scheppen juist afstand tussen jou en de ontvanger. Bij Morgan Stanley stonden de mails van stagiairs altijd vol franje, terwijl de managing directors tikten alsof ze op de wc zaten, één oog open, espresso ernaast. Hoe hoger de rang, des te kaler de mail.

5. Vermijd cold emails. Six degrees of separation is het idee dat ieder mens op aarde hooguit zes handdrukken van elke ander verwijderd is. Cold emails zijn dus lui: er is meestal wel een ingang te vinden. Moet je er écht een sturen, zorg dan dat je iets meebrengt waarmee je voor diegene serieus van waarde bent, of haak in op wat bij diegene bovenaan de agenda staat, of beter: allebei. En stel een specifieke vraag. Wie enkel om een vage gunst of 'een keertje koffie' vraagt, laat drukke mensen zuchten.

6. Stuur nooit een bijlage zonder onderwerp. Dit is hygiëne. Het maakt niet uit of het naar je naaste collega gaat, je vriend of je zus: een bijlage zonder onderwerp is smakeloos. Tijdens een drukke deal bij de bank bleef ik stijfkoppig een kort berichtje typen, en mijn baas van toen begon er jaren later nog eens over, als iets wat haar was bijgebleven.

7. Reageer direct. Elke indruk, zeker de eerste paar indrukken in een oppervlakkige relatie, laat een associatie achter. De fijnste associatie die je kunt hebben met iemand met wie je enkel mailt, is dat je binnen drie minuten reageert. Het evidente probleem hierbij is dat je niet constant onderbroken wilt worden. Maar de gevallen die een uitzondering rechtvaardigen, zie je vaak aankomen. Toen ik een stuk pitchte en daarna redigeerde met een redacteur van de Financial Times, had ik een week m’n meldingen aan en reageerde ik binnen luttele minuten. Een paar maanden later mocht ik weer een stuk schrijven.

8. Stuur belangrijke verzoeken in de vroege ochtend. Dit is n=1, maar als ik graag iets gedaan wil krijgen, stuur ik m’n vragen altijd tussen 7 en 9 uur ‘s ochtends. Ten eerste omdat ik geloof dat de meeste mensen ‘s ochtends nog frisser en opener en enthousiaster zijn over nieuwe dingen. Ten tweede omdat, opnieuw, mailen oppervlakkig is en je dus op flinterdunne datapunten associaties opbouwt. De ochtend is een frissere associatie dan de late namiddag, of erger, de avond. Mij niet mailen als ik in het café zit.

Vers van de pers

• Podcast kwetsbare kerels: psycholoog en podcastmaker Jim Lasseur daagt mannen uit om meer over hun gevoelens te praten. Ik zat bij hem op de bank om te praten over het nut van tegenslagen.

Leestips

• Arjen van Veelen schreef een jaloersmakend goed essay over chagrijn in NRC. Beroepsmopperaars kun je maar beter vermijden; hun levenshouding is besmettelijk.

  

• Weerbaar: een biografie van Arnold Douwes (1906-1999) is een schitterend portret van een verzetsheld. Douwes was eigenzinnig, zo niet onhandelbaar: als kind werd hij al twee keer van de lagere school gestuurd. Het boek is één lange geheugensteun om zelf te blijven nadenken. Wil je eerst een introductie, dan is dit stuk van Rutger Bregman een goed begin.

Uit mijn kladblok

• Sommige mensen willen helemaal geen vrijheid. Ik ken veel mensen (m/v) die er als student maar niet achter kwamen wat ze nou echt zelf wilden, en dat gat lieten opvullen door wat goedbetaald of prestigieus of statusverhogend was. Ze verkochten het aan zichzelf als tussenfase, als springplank; een idee dat door de bedrijven waar ze aan de slag gingen zorgvuldig wordt gecultiveerd. Na een paar jaar ben je weg. Lange tijd geloofde ik bij velen van hen dat ze een radicaal andere afslag zouden nemen. Een enkeling deed dat ook. Maar veel vaker staan ze drie jaar later op hetzelfde kruispunt, en dient zich plotseling weer een nieuwe promotie aan, een nieuwe extrinsieke motivatie, een nieuwe springplank — alles om maar niet op een regenachtige dinsdagmiddag te hoeven uitvogelen wat ze nou écht zelf willen. The prize for the pie-eating contest is always more pie. Zij worden niet gevangen gehouden door hun kantoor; ze willen niet vrij zijn.

Vragen aan jou

• De opzet van de nieuwsbrief gaat misschien op de schop, maar alleen als jij dat wilt. Waar ik het meest benieuwd naar ben: is er een rubriek die je mist? Wat zou je graag van me lezen? Daarnaast deze week twee polls over de bestaande rubrieken.

Dat was ‘m weer, ik wens je een heel fijne donderdag!

PS. Als je deze nieuwsbrief de moeite waard vindt: een like of abonnement is lief.

Steun deze nieuwsbrief

Koop mijn boek voor de zomervakantie