Excel vs PowerBI: L'Ultime Comparaison pour le M&E

Dans cet article, mettons-nous à la place d’un Agent de M&E travaillant dans une ONG en Afrique de l’Ouest. Nous avons un Cadre Logique qui nous a été octroyé dans lequel nous avons différents objectifs, résultats à atteindre et activités à mener. Chacune de nos activités est liée à un indicateur permettant de nous renseigner s’il y a succès ou non.

Dans chacun de nos projets, nous avons un besoin important d’avoir une historique de l’évolution de ces indicateurs au fil du temps pour mesurer l’impact positif ou non de nos activités sur les populations locales. Ce besoin peut être régulier (ex: mensuel) ou à la fin du projet en question.

Questions:

• Comment analyser les données de nos indicateurs au fil du temps?

• Comment désagréger ces données et analyser l’évolution de chaque partie? (Hommes, Femmes, Handicapés, etc…)

• Comment visualiser ces données et les comparer à nos baselines?

• Comment analyser les résultats des données collectées auprès des bénéficiaires?

On suppose dans cet article que l’ONG a déjà une solution (KoboCollect, GoogleForms, etc…) pour collecter les données et les extraire sous format CSV.

Voici quelques conseils pour choisir en fonction du scénario dans lequel vous êtes:

Beaucoup d’ONG locales ont des fichiers Excel de tailles modestes: quelques centaines de lignes seulement. Cela dépend de plusieurs facteurs: nombre de bénéficiaires ciblés, zones, etc…

Dans cette configuration, le Suivi-Évaluateur est probablement familier avec Excel et l’utilise déjà pour certaines tâches. Il est donc naturel de continuer à l’utiliser pour des tâches d’analyse plutôt simples.

Utilisez Excel si vous avez très peu de données.

Excel reste acceptable pour de petits besoins de création de graphiques. L’avantage étant la simplicité de prise en main de l’outil.

En revanche, si vous voulez:

• créer des visualisations plus complexes

• créer des tableaux de bord interactifs

• ou avoir des fonctionnalités de reporting

PowerBI est la solution à adopter pour vous.

Choisissez PowerBI si la visualisation est votre but premier.

Si votre projet a un champ d’action plus vaste (ex: des milliers de bénéficiaires), vous aurez probablement des données plus importantes. Dans un tel scénario, Excel peut montrer facilement ses limites en terme de performance.

Il convient donc d’utiliser un outil plus adapté et conçu pour traiter des données à grande échelle. PowerBI est votre ami 😉.

Optez pour PowerBI si vous travaillez sur des volumes de données importantes et que les performances de votre ordinateurs sont limitées.

Une zone de difficultés pour beaucoup d’utilisateurs d’Excel est la collaboration.

Dans une vie précédente, j’avais l’habitude d’écrire un email et d’inclure la 18ème version de mon fichier Excel pour le partager avec quelqu’un.

Cela marchait bien jusqu’à ce que vous ayez besoin de retrouver un document qui vous a été envoyé il y a 2 semaines…

Encore plus fastidieux si quelqu’un souhaite modifier ce fichier et me le retourner… Evidemment vous avez des versions online d’Excel, mais ces versions sont bridées en général.

PowerBI vous permet d’ingérer des données depuis n’importe quelle source (fichier CSV, bases de données SQL, etc…), de créer des tableaux de bord et de les partager avec n’importe qui.

Fini les noms de fichiers qui ne veulent rien dire, envois de fichiers par mail, fini les recherches interminables… Bonjour la vraie collaboration!

Privilégiez PowerBI si vous souhaitez partager et collaborer avec d’autres collègues.

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