Le parapheur

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On a du mal à imaginer, dans une vision un peu française ou européenne, un État qui fonctionnerait en dehors de ces règles-là — ordre et discipline — on a du mal à se dire qu’un État fiable, régulateur, peut être autrement que ordonné, rigoureusement organisé. L’objet qui l’incarne, c’est le parapheur, objet totémique du processus de décision, qui circule entre celles et ceux qui visent, et de celles et ceux qui signent.

Les administrations centrales (ministères) comme territoriales (préfectures, départements, communes…) ont en effet pour mission de concevoir et d’appliquer les politiques publiques. Elles ont ainsi été façonnées à travers les principes fondamentaux du service public (les lois de Rolland) : Egalité, Continuité, Adaptabilité (mutabilité).

La langue est mouvante, et c’est précisément ce qui la rend vivante. Alors une question se pose : en envisageant l’État sous le seul prisme de l’exemplarité institutionnelle, ne risque-t-on pas de produire une machine qui se rigidifie au point de perdre sa capacité de mouvement ? N’est-il pas vivant justement par ses évolutions en sous-marin et dans ses interstices ? En quoi le parapheur encourage-t-il, ou non, ces mutations ? Qu’est-ce que cela crée ?

C’est ce que nous vous proposons d’explorer dans cette newsletter, co-écrite avec Marion Humez, designer en administration centrale, avec qui nous nous sommes à chaque étape du processus de recherche sur l’objet, étonnées, questionnées, sur le fonctionnement de l’administration.

Les administrations sont des lieux de décision permanente, portés par une structure hiérarchique verticale. Elles exigent un haut niveau de rigueur, de fiabilité et d’exhaustivité, car elles engagent directement l’action publique (gestion des budgets et dépenses de l’État, décisions administratives qui impactent la vie de nombreux citoyens, ou déploiement de nouveaux services publics). En somme, pas de oups.gouv possible pour les agents de l’État. Cette rigueur, transmise très tôt dans les hautes écoles de l’administration, empêche peut-être aujourd’hui les expérimentations nécessaires pour prendre des virages audacieux, Une immuabilité qui se transforme parfois en une fascination aux conséquences plus ou moins radieuses pour certains types d’innovation… pour le meilleur et pour le pire.

Le parapheur en est l’incarnation la plus entière.

Pour les nouveaux ici, je suis Marion Desclaux, designer et fondatrice du studio Objets du Travail, qui vise à accompagner les entreprises dans l’amélioration des conditions de travail de leurs salariés, en revenant sur leur histoire, en observant leur présent, et en imaginant leur futur.

Ici, c’est un peu mon atelier, mon laboratoire : chaque mois, avec un· invité·e, j’explore l’histoire d’un objet professionnel (dans la section Un peu d’histoire), je questionne son présent, et j’imagine son futur (dans la section Et demain ?). J’y partage également mes lectures du moment, ou liées au sujet (dans la section Pour aller plus loin).

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Les actus du moment

📍 On organise, au Bureau 33.33 (Toulouse), un cycle de conférences. La prochaine sur le dessin, le 21 avril. On y reçoit l’excellent peintre Adrien de Montbron. On s’y retrouve ? Inscriptions gratuites mais obligatoires, les places sont limitées.

👁️ Si vous avez poney le 21, je vous invite à retrouver Adrien et ses incroyables tableaux au Centre Culturel de Saint Cyprien, à Toulouse, jusqu’au 23 avril.

🎙️Le 23 avril, cette fois-ci à Paris, au Laptop, nous ouvrons un échange autour d’une question simple en apparence, mais décisive en pratique : dans quels contextes les organisations peuvent-elles réellement penser les futurs du travail ? Merci à Speculative Futures pour l’invitation, et à Noémie Aubron, et Silvia Dönhert, de Payfit, avec qui nous partagerons la conversation.

C’est donc parti pour l’histoire de cet objet, avec une approche un peu différente puisque très peu de littérature existe sur le sujet. Un grand merci au temps consacré par Chloé Desvilles pour son témoignage du terrain.

Cet objet, le parapheur, rassemble plusieurs éléments qui ont guidé nos recherches : l’objet lui-même, tel qu’il est fabriqué, intrigue dans ses usages. Il est aussi l’incarnation de la signature et du paraphe, un petit retour en arrière sur cet usage s’est imposé également — faisant forcément écho à la toute première newsletter d’objets du travail, sur le hanko. Le parapheur s’inscrit plus largement dans l’histoire de l’administration, puisqu’il est un objet né de la nécessité de s’accorder à plusieurs sur des accords qui régissent la vie collective des États. Histoire de l’objet, histoire de la signature, histoire de l’administration – c’est là-dedans qu’on vous embarque.

- 2600 à l’Antiquité · débat de la cité

“Proper administration, in whatever terms, has been an issue ever since human beings recognized the need to organize themselves in order to protect the environment where they lived. Human beings thrive in a predictable and stable environment and one of the conditions for such a stable environment is leadership. Tribal chiefs, godkings, sovereign princes, and the like organized their leadership. Their leadership was allowed or even accepted as long as they provided stability and predictability through the protection of the land, the provision of food, and the building of places of worship. No matter how “primitive,” some organization was needed. (...) Leaders not only required organization but also ideas. (...) It is human nature to leave or transfer responsibility and authority (and blame) to a few (...) for our collective welfare.(...) After all, government size, bureaucracy, and the like are a consequence of what we ourselves desired: the transfer of individual risk to the collective.”

— Handbook of Administrative History, Jos C.N. Raadschelders (1998)

De tout temps, et notamment avec l’essor des cités, la vie collective a eu besoin de se structurer autour de certains rôles (dont les titres ont changé depuis, mais dont les fonctions restent finalement assez stables). Des publicains par exemple, étaient chargés de collecter l’impôt, permettant de financer les infrastructures publiques. Cet essor est devenu de plus en plus important à mesure que les routes, réseaux de transport et d’énergies, ont été renforcées, pour faciliter la vie commune, les échanges et le commerce entre les villes. Ce sont de longs siècles d’affinage d’une première forme de fiscalité publique, et donc du développement de l’administration, qui s’en suivent.

À Rome, comme dans de nombreuses cités antiques, les questions financières font l’objet d’un débat public : elles peuvent être discutées (notamment par les élites) et les comptes sont rendus accessibles, participant ainsi à une forme de régulation collective des décisions (Nicolet, 2011). Pour autant, cette visibilité n’implique pas une gestion directe par les citoyens. La décision et l’administration concrète des finances relèvent de magistrats spécialisés, au premier rang desquels les censeurs, chargés notamment de l’attribution des contrats et de l’affectation des ressources publiques. Ce système de collecte de l’impôt demeure par ailleurs relativement exceptionnel, la cité disposant de revenus propres issus de son patrimoine. Les publicains interviennent quant à eux en aval, en assurant la collecte, voire l’avance de certaines recettes, selon une logique proche de nos actuelles banques. Les publicains voient leur rôle décliner après que leurs taux d’intérêt (de près de 45% parfois) aient été dénoncés — normal.

A cette époque, pas de signature, mais un statut (celui de censeur) ainsi qu’une procédure de débat public (donc devant témoins) font reconnaissance collective et donc validation de la décision. Pour les contrats (type acte de propriété lors de la cession d’une terre par exemple), le sceau cylindrique est à l’usage. Cette pratique est encore à l’œuvre en Chine et au Japon.

Moyen-Âge · le roi, ses scribes, et le signa

Alors, comment la signature s’est-elle imposée dans un modèle de validation dominé par la présence et le sceau ?

Au Moyen Âge, les revenus du royaume de France reposent largement sur le domaine royal et sur des droits seigneuriaux, complétés progressivement par des prélèvements plus réguliers, notamment pour financer les conquêtes militaires. Le pouvoir reste largement fragmenté : le roi agit à l’échelle du royaume, mais de nombreux pouvoirs sont exercés localement par les seigneurs. Dans ce contexte, l’écrit se développe comme outil de stabilisation et de preuve.

Le roi énonce les actes officiels, il en est l’auteur au nom de Dieu. Leur validation repose sur plusieurs éléments complémentaires : une formule introductive solennelle (“Charles, par la grâce de Dieu roy de France”) ; un sceau royal apposé par le chancelier ; la relecture par des professionnels de l’écrit (notaires, secrétaires) ; et, de plus en plus, une souscription autographe, encore distincte de la signature moderne.

Cette dernière va faire l’objet de vraies évolutions au cours du Moyen-Âge.

La signature prend par exemple des formes très élaborées, avec la souscription “avec ruche” du côté de l’autorité royale. Chaque chancelier a sa propre signature, et sa complexité permet d’assurer l’authenticité du document. Par exemple, la ruche pouvait être composée de signes d’écritures hérités de notes tironiennes, écriture secrète connue de certains scribes, permettant ainsi de retracer en langage crypté, les éléments principaux de l’acte (date, acteurs en présence…).

Il s’agit aussi d’une période où la question des titres de propriété s’affine, se spécialise, et se judiciarise, fort de l’expérience des pillages des précédents siècles sous des pouvoirs centralisés. Dans ce contexte de multiplication des actes, notamment liés aux transferts de terres et de droits, les pratiques de validation se diversifient. Sceaux, souscriptions et signa coexistent, portés par différents acteurs.

Les souscripteurs, pouvant être multiples, accompagnaient le sceau de signa, forme de trace écrite autographe. Les personnes ne sachant écrire faisaient rédiger leur souscription par un témoin et traçaient une croix en guise de signum. Le témoin certifiait alors la souscription de l’auteur dans la sienne. Cette « croix » devint ce qu’on appela le seing manuel, véritable logotype individuel qui se déploya alors, dont les formes plus ou moins compliquées venaient témoigner du statut de l’individu signataire.

Les notaires, dont le statut vient de fait s’étoffer à cette période de l’histoire, commencèrent à rendre très distinctifs et élaborés leurs seings manuels. Les notaires toulousains par exemple, au service des Capitouls (conseillers du maire), constituèrent une véritable autorité graphique municipale, en ornementant leur signa de la croix perlée (aujourd’hui logo de la ville), ou la cloche.

On est encore loin d’un circuit de validation structuré. Les pratiques s’accumulent, mais sans organisation hiérarchisée. Les décisions restent largement cloisonnées : au roi les actes d’ampleur générale, aux seigneurs et aux notaires les actes locaux. Les éléments du parapheur sont présents — multiplicité des intervenants, traces écrites, validation progressive — mais ils ne sont pas encore organisés en processus.

15-16^ème s. · Louis XI, la structuration d’un État central

La dualité local-central fragilise l’État d’alors : les armées fournies par les seigneurs sont peu fiables, la fiscalité locale propice aux détournements, et la justice orchestrée de proche en proche crée des conflits entre seigneurs. Sous Louis XI, puis plus largement aux XVe et XVIe siècles, le pouvoir royal cherche à structurer un État capable d’agir de manière continue en matière de justice, de déploiement territorial, de finances et de stratégie militaire. Pour cela, il s’appuie de plus en plus sur des professionnels formés — juristes, administrateurs, conseillers, militaires — plutôt que sur des seigneurs dont le pouvoir repose sur le statut et la richesse. Aux grands féodaux se substituent progressivement des juristes, administrateurs et officiers, formés à l’écrit et au droit, souvent issus des premières universités, qui deviennent les chevilles ouvrières de cette nouvelle organisation.

Une administration royale se forme, avec des conseillers qui préparent les décisions, des officiers qui vérifient, et des services qui rédigent. Pour la première fois, une décision ne naît pas d’un seul geste, mais d’un parcours de décision passant entre plusieurs mains, avec une validation progressive, portée par plusieurs acteurs, inscrite dans une hiérarchie établie, où chacun engage sa responsabilité à son niveau.

Le recours à la signature est ici le témoin de la croissance d’un pouvoir centralisé : “au fur et à mesure que le pouvoir royal s’étend et s’affirme, la signature prend de l’ampleur.” Et si le circuit de décision est partagé entre plusieurs mains, on est encore loin d’un système démocratique : ce partage du processus de décision ne signifie pas partage du pouvoir. Mais il marque une transformation profonde : celle d’un pouvoir qui devient écrit, organisé et traçable.

La montée en puissance de cette administration, financée par une pression fiscale croissante au service des guerres et du pouvoir royal, transforme profondément le rapport entre gouvernants et gouvernés. L’impôt devient plus régulier mais reste largement subi, sans réel contrôle des populations sur son usage.

Cette tension, entre un État de plus en plus structuré et une société tenue à l’écart de la décision, finit par exploser en 1789. La Révolution ne marque pas seulement une rupture politique : elle transforme en profondeur l’administration elle-même, en faisant basculer un système d’offices souvent patrimoniaux vers une administration pensée, progressivement, comme un service public.

18-19^ème s. · la professionnalisation de l’administration publique

Après 1789, l’administration cesse peu à peu d’être un ensemble de charges détenues par quelques-uns pour devenir une fonction organisée au service de l’État. Sous Napoléon Bonaparte, elle se structure durablement : hiérarchie claire, préfets, circulation des dossiers, culture du rapport écrit. Tout au long du XIXe siècle, cette organisation se renforce et se spécialise, portée par des agents formés au droit et dans les grandes écoles techniques que l’on connaît encore aujourd’hui (Pont et Chaussées…). Avant 1945, l’État n’assure pas une formation unique pour ses fonctionnaires responsables de sa haute administration. Si le système du concours — considéré alors comme la seule garantie d’un recrutement impartial et fondé sur le mérite — s’est généralisé au cours du XIXe siècle, chaque corps ou ministère organise son propre concours, sans considération pour l’homogénéité de la haute fonction publique. L’administration devient un corps professionnel, où la décision se construit collectivement, document après document, validation après validation. Ce mouvement trouve son aboutissement au XXe siècle avec la création de l’École nationale d’administration (ENA, 1945), puis de ses “petites sœurs régionales” (Instituts régionaux d’administration, IRA, 1970) pour la formation des postes d’attachés d’administration de l’État. La formation des fonctionnaires de l’administration d’État s’institutionnalise et consacre définitivement une administration fondée sur la compétence, la procédure… et la circulation organisée des décisions. Je vous mets pour vous donner une idée, des annales du concours.

20^ème s. · la bascule d’un État régulateur social, à un État d’ingénierie budgétaire

Nous parlions en introduction des principes qui régissent le service public : égalité, continuité, adaptabilité. Le fait est que petit à petit, une autre logique s’impose, de nature essentiellement économique et financière, afin d’assurer une “économie de marché ouverte, où la concurrence est libre et non faussée”, sous l’influence de l’UE et de modèles d’États plus libéraux. Cela demande un contrôle sur le taux d’inflation, les fluctuations monétaires, le déficit des finances publiques, et le taux d’intérêt à long terme, où l’intérêt général, sans traduction monétaire, passe en second plan.

La bascule d’un État ayant pour fonction celui de régulateur social, à un État presque plus de contrôle budgétaire, est bien décrite par Dominique Méda, qui reprend l’analyse de Michel Foucault, dans son livre Une société désirable, Comment prendre soin du monde.

“Il rappelle que dans les années 1950, un consensus existait autour de l’idée que la politique sociale avait pour objectif de produire une relative péréquation de l’accès de chacun aux biens consommables, de faire contrepoids aux processus économiques sauvages générateurs d’inégalités et de socialiser certains types de consommation. La politique sociale devait aussi organiser des transferts de revenus et être d’autant plus généreuse que la croissance était forte. (...) Depuis l’après Seconde Guerre mondiale, la France poursuivait une politique visant la redistribution et le plein emploi, qui utilisait comme instrument la Sécurité sociale et un financement par les cotisations sociales. Selon le père de la Sécurité sociale lui-même, Pierre Laroque, ce type de financement ne pensait en aucune manière sur l’économie puisqu’il s’agissait d’une partie du salaire. Mais en 1976, un rapport réalisé par des élèves de l’ENA développe une analyse radicalement différente. Il défend au contraire l’idée que la Sécurité sociale a de lourdes incidences sur l’économie notamment parce qu’elle rend le travail plus coûteux, provoque donc une augmentation du chômage et introduit une distorsion dans les revenus. La Sécurité sociale, écrivent les énarques, introduit un certain nombre d’effets économiques. Or, continuent-ils, l’objectif de la Sécurité sociale n’est pas et ne doit pas être de nature économique. La Sécurité sociale doit rester économiquement neutre. Cette idée typiquement néolibérale (...) soutient que dans une politique économique saine il faudrait dissocier d’une part ce qui correspond aux besoins de l’expansion économique et d’autre part ce qui correspond au souci de solidarité et de justice sociale.”

– Une société désirable, Comment prendre soin du monde. Dominique Méda, 2025

Je ne sais pas si vous me suivez encore après cet extrait, où “sécurité sociale” (quand bien même elle représente l’essence même d’un levier d’État social) peut être remplacé par n’importe quel service public… Cela rappelle le basculement qu’on peut voir s’opérer sur la fiche de paie, et l’ensemble des cotisations perçues comme des coûts, alors qu’elles sont en fait autant d’investissements et de ressources pour l’avenir individuel et collectif. On voit là un déplacement de ce qu’on met dans la notion d’intérêt général, qui est finalement l’objectif de l’État — agir pour le bien commun, tel que le décrit notre Constitution. Mais ce bien commun, évidemment, bouge, est culturel et contemporain, dépend de son époque.

De quel bien commun le parapheur est-il encore le garant ?

le parapheur comme segmentation visible, formelle du processus de décision · l’objet rituel de la “décision importante”

Concrètement, un parapheur est une pochette cartonnée bordeaux (parfois noire) avec à l’intérieur des pages intercalaires roses, format A4, dans lequel peuvent être glissés des documents.

Il sert à faire circuler un document pour signature. (par exemple : bon de commande, ordre de mission, décision, procès verbal, etc.) Il n’y a qu’une seule manière d’utiliser un parapheur, dans toutes les administrations : un agent a recours au parapheur lorsqu’il doit faire valider quelque chose par sa hiérarchie.

On note alors que l’usage est entièrement normé et standardisé, le processus est parfaitement huilé et systématisé et on le retrouve quasi sans variante dans tout type de structure (de la mairie de commune de 3000 habitants au secrétariat général d’un ministère). De fait, le fonctionnement par parapheur n’est efficace que si les missions et les méthodes de travail des équipes sont précisément délimitées et uniformes.

La standardisation du travail et la hiérarchisation des missions si ancrées dans l’administration relèvent de la recherche d’efficacité et de rationalité de l’État. Tout cela est pensé comme la garantie de structures fiables et solides. Ainsi, ces processus ne laissent que peu de place aux initiatives, aux expérimentations. On connaît aussi le cliché d’une administration aux rouages si nombreux et complexes qu’elle semble perdre justement en capacité d’action. Plus qu’une « lenteur », c’est la rigidité des structures et des processus de prise de décision dans l’administration qui est souvent perçue comme un frein : quand on a une bonne idée mais qu’elle ne rentre pas dans le cadre, elle n’a pas d’espace pour exister.

Au-delà de l’objet, il y a l’environnement du parapheur : le fonctionnement du travail avec cet objet implique tout un environnement dédié à la circulation des documents.
Un parapheur ne vient jamais seul, on devrait plutôt parler de flux de parapheurs. En effet, la prise de décision et l’arbitrage constitue le quotidien de nombreuses administrations, c’est donc par piles (parfois très hautes) que les parapheurs circulent. Les espaces de travail s’y sont adaptés : chaque service possède son espace de réception et d’envoi dans des casiers dédiés. Pour les plus grosses administrations, il existe même un métier dédié spécifiquement à la circulation des parapheurs : les huissiers. Leur rôle est de transporter les parapheurs et autres dossiers chaque jour de secrétariat en secrétariat, entre tous les services (d’une préfecture ou d’un ministère par exemple qui peuvent s’étendre dans plusieurs bâtiments). Les secrétaires jouent aussi un rôle essentiel dans la bonne circulation des documents car iels font l’aiguillage, en transmettant à la bonne personne au bon moment, mais aussi en gérant les priorités dans les dossiers à traiter.

Enfin, où finissent les documents qui remplissent les parapheurs ? Que deviennent les décisions validées par les hiérarchies ? Elles sont soit remises aux destinataires concernés par ces décisions, soit archivées dans de grands entrepôts d’archives où sont stockées toutes les documents officiels.

21^ème s. · la digitalisation empreinte d’un formalisme historique

On peut se demander : depuis la numérisation, pourquoi continue-t-on à travailler avec ces pochettes au charme d’un autre temps ? La raison première est liée à une culture bureaucratique, beaucoup d’administrations n’ont pas opéré de virage numérique complet et ont conservé cet usage ancré depuis “toujours” et très rodé. Par ailleurs, le flux des parapheurs se distingue du flux des mails, l’information à traiter ressort différemment lorsqu’elle est traitée sur papier. La décision à prendre est traitée en dehors du flux des échanges de mails, dans un temps de décision dédié, et l’impression permet d’avoir toutes les informations sous les yeux. Dans ce cas, le papier dans le parapheur devient le medium de la prise de décision importante.

Utilisé depuis bien longtemps avant l’apparition des outils numériques, le parapheur est avant tout une interface de travail entre un agent et sa hiérarchie. La validation se fait échelon par échelon et les sujets sont traités en silos.

Si l’usage des objets parapheurs est encore très présent dans de nombreuses administrations, on remarque tout de même une transition progressive vers des logiciels de “parapheur dématérialisé” (e-paraph, Le parapheur, iparapheur…). Cela pose notamment la question de la transformation de métiers comme les secrétaires (et huissiers) qui ont développé au fil des époques une expertise (et même été formés pour cela dans des parcours de formation dédiés) dans la gestion de ces flux, et ont vu leur rôle parfois remplacé par ces logiciels. La signature électronique est devenue un marché à part entière, et on constate que l’avènement de ces logiciels, souvent développés par des start-ups, conduit à la réduction progressive du terrain des expertises propres aux métiers du secrétariat.

Dans la pratique, les parapheurs dématérialisés auraient pu permettre de transformer certains usages et processus, vers plus de souplesse ou d’horizontalité, mais ils ne proposent pas de nouvelles fonctionnalités, il s’agit d’une traduction littérale du processus matériel vers le numérique, rendant parfois plus difficile même, la consultation des multiples documents à considérer pour viser ou signer une décision. Voyez plutôt : “je ne suis pas convaincue que ça soit plus rapide en numériser”, “le nombre de clics, c’est plus compliqué”, “en papier, tu balayes en une fois”, “le temps global de validation est plus rapide en numérique, mais le temps passé d’une personne sur un doc est plus rapide en papier”.

Signal faible du futur dans le présent · frugalité et détournements pour l’innovation publique

Les designers qui arrivent en administration font assez rapidement l’expérience de l’homogénéité du cadre de travail pensé pour les agents. En effet, le métier requérant des outils et méthodes très différents (conception d’images, collaboration, sessions de créativité, enquêtes de terrain, prototypage pour test rapide) de ceux de la plupart des attachés d’administration, les designers doivent dans un premier temps savoir s’adapter complètement et travailler avec un matériel pensé pour des tâches bureautiques et dans des équipes aux fonctionnements souvent assez procéduraux. (exemple : l’achat de matériel, là aussi très encadré et processé, se fait par le catalogue de la centrale d’achat public UGAP, le choix est donc restreint aux options déjà proposées aux autres métiers existants dans la fonction publique. Il faut donc faire preuve d’ingéniosité pour trouver du matériel que l’on peut s’approprier. Ainsi les dispositifs d’aménagement et cloisonnement des bureaux peut servir de structures pour scénographier une exposition.)

Ensuite, pour obtenir les bons logiciels, du matériel de fabrication etc, il faut redoubler de pédagogie pour objectiver les besoins auprès des gestionnaires, et de patience pour construire un environnement de travail adapté à l’innovation, la créativité et l’expérimentation. C’est long et complexe, mais on retiendra que c’est possible. Il est donc intéressant de noter que l’environnement des administrations, aussi formel soit-il, peut comporter une relative plasticité sur le temps long quand on sait comment s’y prendre, et surtout parce que l’on y croise de nombreux agents œuvrant en ce sens.

Mais il y a peut-être une dimension intéressante à retenir de cette frugalité “forcée” par un système de ressources contrôlées et donc finies : le format 1 page à l’avant du parapheur, des remarques et annotations de l’ensemble des relecteurs, force à la synthèse, et on peut imaginer, réduit l’échange d’emails qui auraient été nécessaires au même résultat ; la limitation de l’espace de stockage, oblige à toujours mesurer le poids des fichiers archivés, et donc choisir plus consciemment ce qui est conservé, ou non. Quelques bonnes pratiques pour l’avenir, vous ne trouvez pas ?

1990 · futur du passé · le télédoc, le momentum machinique du parapheur

On ne peut pas vous parler de parapheur sans vous présenter le télédoc, une curiosité propre à l’architecture de Bercy (Ministère de l’économie et des finances).

Afin de pouvoir faire circuler les dossiers d’un bâtiment à l’autre (42km de couloirs, quand même !), les architectes ont prévu un petit rail desservant tous les recoins du ministère via 122 « gares » (de petits locaux dédiés) sur lequel circulent des wagonnets transportant parapheurs et autres « marguerites » et courriers. Le télédoc a été créé avec le bâtiment inauguré en 1989, et figurez-vous qu’il fonctionne encore aujourd’hui ! Et le plus drôle, c’est que son usage réduit se voit détourné : les espaces historiquement dédiés à la réception de multiples parapheurs (ces fameuses gares), sont aujourd’hui recyclés comme cabines téléphoniques de fortune… Comme quoi, rien ne se perd, tout se transforme.

Voici venu le temps de la projection, de la fiction, de l’histoire d’un futur imaginé pour cet objet. Cette fois-ci, deux vous sont proposées.

Ministère horizontal

Le service comptable du ministère horizontal est en pleine ébullition, suite à la mise en place de l’expérimentation à grande échelle de la Grande Réforme des Administrations (GRA). Désormais, les circuits de validation ne seront plus verticaux mais horizontaux. Chaque décision pour être officielle doit être validée par au moins 5 services ou relevant de compétences différentes. Le casse-tête !

— Au moins, on a une légère marge de manœuvre pour envoyer les dossiers à des équipes qui se sentiront plus ou moins concernées par les sujets.

— Mais ça ne fera que gripper davantage le système…

— Je n’en suis pas si sûre, j’en discutais avec les collègues du service des relations internationales et ils ont mis en place un système à deux tempos : le temps court pour des dossiers sur des points très précis, le circuit de validation doit durer moins d’une semaine. Et le temps long, où ils étalent sur plusieurs mois le travail avec des équipes concernées par le sujet, sous la forme d’une incubation en quelque sorte.

— J’ai entendu qu’ils avaient galéré au début, mais qu’ils avaient fini par partager leurs bureaux avec leurs collègues du service environnemental car ils se sont rendu compte qu’ils étaient quasiment toujours sollicités ensembles.

— Ah, je n’aurais pas dit comme ça.

— Si, finalement, l’ancienne structure n’incitait pas à la collaboration des deux équipes mais ça s’est fait assez naturellement, cette réorg’.

— D’ailleurs j’y pense, on pourrait mettre le service environnemental dans la boucle de validation pour le marché public sur le renouvellement du parc d’ordinateurs.

— On a déjà 5 services dans la boucle, ça ne va que complexifier encore plus.

— Au vu de l’avancement de nos travaux sur la transition vers le réemploi, on pourrait nous reprocher de ne pas les avoir impliqués, au contraire…

Au fur et à mesure, un peu partout dans ce ministère horizontal, se met en place une autre forme de collectif, non plus délimité par les compétences mais par les sujets ou objets de réflexion. Les cloisons des bureaux individuels furent déplacées et on créa des « zones thématiques ». Chaque équipe pouvait prendre l’initiative d’en créer une, en fonction des besoins éprouvés de mettre autour de la table des compétences diverses. La pluri-disciplinarité en ministère ne s’est pas faite en un jour, mais la GRA a fini par être appliquée dans tous les ministères. On parle même d’une application à l’échelle interministérielle, mais c’est encore une autre histoire.

Cimetière des décisions non prises

Alimenter les décisionnaires étatiques d’une mise en perspective historique, étant donné les taulés des dernières années, est devenue la mission secrète de la directrice des archives, longtemps planquée dans ses rayons labyrinthiques, hautes étagères à échelles, et cartons poussiéreux. Discrètement, chaque semaine, elle met en avant une décision non-prise, oubliée dans les tréfonds des parapheurs dotées de notes qui n’ont pas donné suite. Un sens aigu de la mise en forme lui permet une formalisation à la fois drôle et concise, qu’elle envoie par Télédoc dans tout Bercy. Chaque bureau reçoit un poster, coloré, intriguant, qui ne passe jamais inaperçu. Souvent moqué, il fait quand même à chaque cheminer ceux qui se trouvent nez à nez avec cet affichage à la machine à café. A l’année, comme un almanach, les décisions non-prises se superposent, venant rythmer les prises de décision politique d’un point de vue historique, malheureusement trop rarement au cœur des débats.

Le format papier est là aussi stratégiquement choisi, à la façon des éditions Théma qui circulent dans les couloirs de nos administrations, mais dans son antithèse.

Certaines administrations se sont même saisies du format, en proposant à chaque fin d’année les Olympiades des Décisions Non Prises, en contre-point là encore des Hackatons d’innovation à la Decathlon style. Une façon de mettre en perspective, faire peut-être le ménage sur les idées vraiment trop saugrenues, ou remettre sur la table de travail certains principes trop vite mis de côté, ou alors entendables à nouveau.

Une sélection des belles trouvailles glanées au fil des recherches et de nos lectures de ces dernières semaines.

Sur la question de la transformation de l’administration publique vers un penchant gestionnaire, vous pouvez lire la passionnante thèse de Bérangère Clépier, Le design à l’épreuve des administrations centrales : étude de la mise en usage du design de service par les acteurs publics

Les questionnements autour de la bureaucratie ne datent pas d’hier, déjà en 1963 le sociologue Michel Crozier pose les fondements de la sociologie des organisations, en publiant Le phénomène démocratique. Il y théorise le fonctionnement des bureaucraties françaises et comment elles produisent structurellement leur propre blocage.

Je suis tombée sur ces deux magnifiques cartographies : The World History Timeline, représentant l’histoire des Empires dans le temps, The Histomap, qui vient plutôt tenter de dépeindre sur une seule vue l’histoire mondiale. C’est aussi beau que fascinant.

La série Empathie, où l’on voit à quoi cela sert de tout consigner, dans le domaine de la santé mentale et de la psychiatrie notamment. Aussi drôle que sérieuse, elle donne à voir sans jamais trop de pathos.

Sous contrôle, une série un peu plus ancienne qui avait le mérite de montrer le temps dans lequel les décisions doivent se prendre pour les ministres.

Voyage en misarchie, est une fiction qui raconte une société sans pouvoir, écrit par Emmanuel Dockès.

Et sur la façon dont on peut faire bouger les lignes politiques, l’excellent podcast de Victoire Tuaillon, Et parfois on gagne.

La petite histoire des grandes politiques publiques, un kit de ressources conçu par la 27ème région, partant du postulat qu’une bonne conception de politiques publiques, aussi innovantes et tournées vers le futur soient-elles, ne peut se faire sans une connaissance de l’histoire dense et complexe dans laquelle elles s’inscrivent.

Et dernière recommandation sur un roman chorale L’arbre Monde, de Richard Powers, qui raconte une dizaine de façons de s’engager pour une cause commune, en l’occurence la vie et la place des arbres. J’ai été transportée par ces trajectoires toutes très singulières, qui sont autant de pierres à l’édifice collectif.

👋 Allez, à bientôt !