El sistema que me ayudó a priorizar mejor

Algo de lo que me doy cuenta es la mayoría de la gente no sabe priorizar. Por eso dicen “no tengo tiempo”, “no llego a todo”, “yo no puedo hacer eso”.

Esta mañana me he puesto a cerrar el Q2 (para los que no estéis familiarizados, eso significa cerrar las ventas y gastos del trimestre para pagar el IVA).

¿Me apetecía? Para nada. Tengo dos vídeos por crear, una formación por ver, una maleta por cerrar. Mi mente creativa está on fire pero lo importante y urgente es la parte administrativa, así que la hago y me la quito de encima.

El caso es que quería compartir un sistema que me ha ayudado a saber organizarme: la matriz de Eisenhower (popularizada por Stephen Covey en "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva") sirve para decidir qué hacer con tu tiempo cruzando dos preguntas: ¿es urgente? ¿es importante?.

¿Para qué sirve?

Para darte cuenta de que normalmente vivimos el día apagando fuegos (cosas urgentes) y casi nunca le dedicamos tiempo a lo que de verdad nos haría avanzar (cosas importantes pero que no gritan “hazme ya”). Este cuadro te lo pone delante de los ojos para que dejes de vivir en modo supervivencia.

Las 4 casillas:

• Casilla 1 — Hacer ya: lo urgente y encima importante. Aquí va lo que no se puede posponer.

• Casilla 2 — La joya de la corona: importante pero no urgente. Aquí está lo que realmente te hace crecer: planear tu semana, cuidarte, aprender algo, cuidar a la gente que quieres. Nadie te lo pide con urgencia, pero es lo que marca la diferencia a largo plazo. Aquí es donde casi todo el mundo falla: como no aprieta, lo vamos dejando... y un día se convierte en casilla 1 (crisis).

• Casilla 3 — Trampa disfrazada de urgencia: te parece que corre prisa pero, si lo miras bien, ni te importa tanto ni tiene que ver contigo.

• Casilla 4 — Directamente fuera: ni urgente ni importante. Cosas que te hacen sentir ocupada pero no te llevan a ningún sitio.

Cómo usarla bien:

• El objetivo no es vaciar el cuadrante 1, es reducirlo con el tiempo invirtiendo más en el cuadrante 2 (planificación, prevención, relaciones, aprendizaje). Cuanto más tiempo pasas ahí, menos crisis tienes.

• El cuadrante 3 es la trampa más común: parece urgente porque alguien más lo necesita ya, pero no es importante para ti. Ahí es donde aprender a decir que no o delegar tiene más impacto.

• El cuadrante 4 se elimina sin culpa, pero cuidado: no confundas descanso real (que sí es cuadrante 2) con evasión (cuadrante 4).

• Úsala de forma semanal, no solo diaria: al planificar la semana, coloca primero los bloques de cuadrante 2 antes de que se llene con lo urgente.

→ Por ejemplo, yo esta mañana no me he planteado si quería o no cerrar el Q2 o cuando hacerlo, lo he hecho lo primero (casilla 1) y así ahora me puedo dedicar a la casilla 2. La casilla 3 son tareas que suelo hacer con mi cerebro está frito. Y yo casi no tengo de la casilla 4.

Ahora te dejo una plantilla para que puedas rellenarla tú:

A medida que te vayas acostumbrando a rellenarla, aprenderás a entender mejor tus prioridades, a no vivir apagando fuegos y a nutrir mejor la casilla 2.

Espero que te sirva, si tienes dudas comenta :)

Un abrazo,

Júlia