Seni Memberi Umpan Balik

Pada artikel (bagian 1, bagian 2) dan livestream sebelumnya, kita telah membahas tentang cara untuk menerima umpan balik dan langkah yang perlu diambil untuk menindaklanjuti umpan balik yang diterima. Kali ini kita masih akan membahas seputar umpan balik, yaitu mengenai cara terbaik yang dapat dilakukan untuk memberikan umpan balik. Karena motivasi utama saya membahas topik ini adalah agar komunitas InsinyurOnline menjadi tempat dimana umpan balik dapat diberikan secara leluasa dan harapannya membuat kawan-kawan jadi terbiasa juga menerima serta memberi umpan balik di tempat kerja atau kuliahnya masing-masing.

Nah, walaupun topiknya masih seputar umpan balik, ilmu dan tata cara untuk menerima dengan memberi umpan balik merupakan dua hal yang sangat berbeda. Dan menurut saya pribadi, penting sekali untuk menguasai cara dan sikap agar terbiasa menerima umpan balik terlebih dahulu sebelum memberi umpan balik. Karena seperti yang telah kita bahas pada artikel sebelumnya, penerima umpan balik dapat bersikap defensif ketika menerima umpan balik. Dan respon yang mereka berikan mungkin dapat membuat kita bersikap defensif juga. Tentunya kita tidak mau berada dalam situasi dimana kedua belah pihak sama-sama menjadi bersikap defensif. Untuk itu kawan-kawan dapat meninjau kembali bagian 1 dan bagian 2 artikel kami mengenai seni menerima umpan balik.

Sekarang mari kita lanjut terlebih dahulu.

Mari mulai dengan menggali pertanyaan di atas, kenapa sih kita harus memberi umpan balik? Saya akan coba ambil 2 sudut pandang berbeda untuk menjawab pertanyaan ini. Sudut pandang pertama berfokus dari dalam diri kita sendiri, yaitu memberi umpan balik merupakan kemampuan pertama yang harus dikuasai ketika kita ingin menjadi seorang pemimpin, manajer atau mentor. Lho, kok bisa begitu? Jadi begini, salah satu tanggung jawab utama yang harus dilakukan seorang pemimpin atau manajer adalah melakukan delegasi dan pembagian tugas. Kemudian setelah tugas tersebut selesai dilakukan oleh anggota tim, tentunya pemimpin atau manajer harus meninjau hasilnya. Inilah momen dimana umpan balik harus diberikan, yang bisa berupa saran atau kritik.

Dengan ilustrasi di atas, jelas ya mengingat proses delegasi dan tinjauan merupakan hakikat interaksi antara pemimpin dengan anggota tim maka pemberian umpan balik adalah aktivitas yang tidak dapat dihindari oleh seorang pemimpin.

Kemudian, mari kita ambil sudut pandang lain untuk menjawab pertanyaan ini. Untuk sudut pandang kedua, saya akan meminjam konsep Radical Candor dari Kim Scott yang sinopsisnya dapat dibaca pada tautan berikut. Saya sangat merekomendasikan kawan-kawan untuk membaca bukunya juga karena buku ini sangat bagus untuk dijadikan referensi sebagai ilustrasi kondisi yang ideal di dunia kerja.

Secara singkat, konsep Radical Candor menjelaskan bahwa untuk memastikan suatu kelompok untuk berkembang secara kolektif, maka diperlukan budaya yang mengakar pada kelompok tersebut dimana sesama anggotanya memiliki kepedulian yang tinggi (care personally) dengan memberikan umpan balik secara langsung (challenge directly). Pada kebanyakan organisasi atau kelompok, hanya satu dari dua aspek positif di atas yang mengakar di organisasi. Bahkan ada juga kasus dimana kedua aspek positif tersebut tidak mengakar sama sekali. 

Apa akibatnya? Contoh, jika suatu kelompok hanya memiliki kepedulian yang tinggi namun tidak ada upaya untuk memberikan umpan balik secara langsung maka yang akan terjadi adalah backchanneling atau “omongan di belakang” (sering saya temui di organisasi di Indonesia). Hal ini tentunya tidak berkontribusi apapun pada kemajuan kelompok tersebut. Atau pada kasus lain dimana kelompok tersebut senang untuk saling memberikan umpan balik secara langsung namun masing-masing orang hanya memikirkan kepentingan dirinya sendiri maka yang akan tercipta adalah lingkungan agresif dimana orang yang paling didengar adalah orang yang paling banyak membuat “keributan”. Hal ini juga tidak baik karena kelompok tersebut dapat memberikan terlalu banyak perhatian atau “panggung” pada individu yang keliru.

Jadi kembali lagi ke pertanyaan “Kenapa harus memberi umpan balik?” disini jawabannya menjadi jelas, yaitu apabila kita ingin berkontribusi terhadap organisasi atau kelompok dimana kita berada dengan bersama-sama menciptakan lingkungan untuk berkembang secara sehat. Hal ini hanya dapat dilakukan dengan budaya memberikan umpan balik dengan motivasi dan cara yang baik.

Mari sekarang kita lanjut membahas topik berikutnya, yaitu bagaimana cara untuk memberikan umpan balik.

Sebenarnya ada banyak sekali strategi yang dapat dilakukan untuk memberikan umpan balik dengan baik, namun yang akan saya bagikan disini adalah strategi yang sudah pernah saya coba sendiri. Nanti kawan-kawan bisa bagikan kepada kami juga ya melalui Discord InsinyurOnline apabila ada strategi lain yang bisa kita bahas.

Pertama-tama, salah satu favorit saya adalah mengkritisi diri sendiri secara terang-terangan. Eh? Kita kan mau memberikan umpan balik kepada orang lain, kok ini malah ke diri kita sendiri? Jadi salah satu hal yang kita perlu jaga dalam proses pemberian dan penerimaan umpan balik adalah menghindari kedua belah pihak menjadi bersikap defensif. Dengan membiasakan untuk mengkritisi diri kita sendiri di hadapan publik maka ada 3 obyektif yang dapat kita capai:

1. Mengkondisikan diri kita untuk menghindari sikap defensif ketika menerima kritik.

2. Menunjukkan kepada semua orang bahwa kita tidak anti-kritik.

3. Apabila di kemudian hari kita memberikan umpan balik kepada orang lain, maka mereka paham bahwa motivasi kita adalah semata-mata untuk kebaikan bersama.

Jadi, saya sangat menyarankan untuk mengkritisi diri sendiri secara terang-terangan, bahkan ketika kita tidak sedang ingin menyampaikan umpan balik. Hitung-hitung sebagai bahan retrospektif juga.

Kemudian strategi berikutnya ketika menyiapkan umpan balik untuk hasil pekerjaan seseorang adalah selalu berasumsi bahwa mereka memiliki niat yang baik ketika mengerjakan pekerjaan tersebut hingga dapat dibuktikan sebaliknya. Hal ini penting karena seringkali kita terbawa emosi ketika meninjau hasil pekerjaan seseorang yang kurang baik, apalagi kalau ada tambahan tekanan seperti deadline. Pastikan kita memahami akar masalah mengenai kenapa hasil pekerjaan tersebut kurang baik dan tinjau faktor lain terlebih dahulu, seperti isu koordinasi, skill gap ataupun kebutuhan yang tidak didokumentasikan dengan baik sebelum menyimpulkan bahwa isunya memang masalah niat.

Selanjutnya, salah satu hal terpenting ketika menyampaikan umpan balik adalah lakukan pujian pada ruang publik, namun kritisi pada ruang privat. Sekali lagi karena motivasi kita menyampaikan umpan balik adalah untuk sama-sama berbenah dan berkembang, bukan untuk mempermalukan orang lain. Inilah pentingnya memiliki sesi 1-1 secara reguler dengan atasan, rekan kerja maupun anggota tim karena sesi tersebut merupakan satu-satunya sarana dimana kita dapat menyampaikan umpan balik yang bersifat konstruktif (kritik atau saran).

Di sisi lain, menurut saya hanya ada 2 kondisi dimana kritik dapat dilakukan secara terbuka, yaitu:

1. Ketika kita mengkritisi diri sendiri (sebagaimana yang kita bahas pada beberapa paragraf sebelumnya)

2. Ketika kritik sudah diberikan sebelumnya kepada yang bersangkutan, dan beliau sudah selesai berbenah. Jadi disini sebenarnya kita melontarkan pujian bahwa penerima kritik sudah selesai berbenah dan telah berkembang setelah menerima kritik.

Strategi lain yang menurut saya juga baik dilakukan adalah sandwich strategy. Dengan sandwich strategy kita menyampaikan umpan balik konstruktif diantara pujian. Jadi ketika memulai pembicaraan, kita bisa awali dengan pujian mengenai hal yang sudah baik. Kemudian kita lanjutkan dengan umpan balik konstruktif dan akhiri dengan pujian kembali. Atau bisa juga kita akhiri dengan penegasan rasa percaya kita bahwa yang bersangkutan pasti dapat memperbaiki diri atau meningkatkan performa karena potensi yang dimiliki. Strategi ini sangat membantu penerima umpan balik untuk mencerna umpan balik yang diberikan dan mengurangi kemungkinan mereka untuk bersikap defensif.

Terakhir, sebagai penutup setelah menyampaikan umpan balik, jangan lupa untuk akhiri dengan menawarkan bantuan. Dapat dilakukan sesederhana dengan mengucapkan kalimat berikut: “saya terima nik..” maaf maksudnya “... jadi kurang lebih begitu masukan dari saya, apabila ada yang bisa dibantu jangan sungkan untuk kabari saya ya”. Hal ini penting karena kita ingin menunjukkan bahwa motivasi kita memberikan umpan balik bukan untuk menjerumuskan yang bersangkutan tetapi kita benar-benar ingin membantu agar mereka dapat berbenah dan berkembang menjadi lebih baik.

Akhirnya sampai juga di penghujung topik ini, terima kasih telah meluangkan waktu untuk membaca sampai akhir. Semoga apa yang saya bagikan bisa bermanfaat. Jangan lupa subscribe untuk mendapatkan notifikasi apabila ada artikel baru yang kami publikasikan. Kami juga akan melakukan livestream pembahasan di Youtube InsinyurOnline dan berdiskusi di Discord InsinyurOnline. Stay tuned!